Bernhard Zöller

Das zweite Interview in unserer Reihe zum Stand des Enterprise-Content-Managements (ECM) und dessen Herausforderungen führen wir mit Bernhard Zöller.

Bernhard Zöller ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Geschäftsbereichs ECM im BITKOM und Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH, einer auf Enterprise Content Management spezialisierten Beratungsfirma. Bernhard Zöller hat über 25 Jahre Erfahrung mit ECM-Technologien inkl. Dokumenten Management, elektronische Archivierung und Content Prozess Management.

Für den Bereich Social Business hat Herr Zöller ebenfalls zu dem aktuellen Stand und den Entwicklungen Stellung bezogen. Seine Antworten können Sie im Blog der Social Business Arena nachlesen: “Bernhard Zöller: Markt muss für Anwender transparenter werden“.

Wo stehen die Unternehmen beim Thema ECM (Einführung und Optimierung)?

ECM besteht ja aus verschiedenen „Content-Disziplinen“. Dazu gehören sowohl DMS/Akte/Archivierung als auch Web Content Management, Collaboration und eine Reihe anderer Content-Funktionen. Für die Teildisziplin „DMS/Akte/Archivierung“ kann man getrost behaupten, dass die deutschen Unternehmen hier sehr sehr weit sind. Es gibt kaum ein mittelgroßes oder großes Unternehmen, welches in den Kernprozessen noch gar keine Lösung im Einsatz hat. Manche unterstützen nur die geschäftskritischen Prozesse, einige wenige haben eine weitgehend flächendeckende Verbreitung. Mit sinkender Unternehmensgröße sinkt auch der Verbreitungsgrad, weil aufgrund der früher sehr hohen Kosten und der notwendigen Skaleneffekte kleinere Unternehmen erst später in solche Lösungen investiert haben. Aber im KMU-Segment beobachten wir auch die höchsten Zuwachsraten, weil es mittlerweile eine Reihe funktional umfassender und preislich sehr attraktiver Lösungen gibt, die auch ein kleineres Unternehmen betreiben kann.

Das Thema Web Content Management stellt ebenfalls keine Lücke dar: Es ist für kein Unternehmen ein Problem sich eine Web Präsenz einzurichten mit allen modernen Merkmalen inkl. interaktiven Elementen für Interaktion mit den Kunden, Shopsystemen, etc.

Relativ neu ist das Thema Collaboration. Der Begriff steht wiederum für eine Reihe von Funktionen wie Blogs, Wikis, Projekträume und beinhaltet meistens auch gemeinsame Dokumentablagen. Dieser Markt ist derzeit noch sehr fragmentiert: Global Player wie Microsoft (mit SharePoint, Yammer und Lync) und IBM (mit Connections) und Alfresco (mit dem gleichnamigen Produkt) konkurrieren hier mit einer kaum überschaubaren Anzahl an Angeboten. Hier würde ich sagen befindet sich der Markt noch ganz am Anfang und häufig in der Testphase.

Was sind die großen Herausforderungen für die Projekte in 2014?

1. Zu verstehen, dass ECM-Lösungen nicht nur ein IT-Thema sondern mindestens auch ein Orga-Thema sind, weil sich die Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und Ordnungssysteme ändern. Die IT kann nur die passenden Plattformen suchen und betreiben: Aber die Lösung steht und fällt mit der Akzeptanz bei den Endanwendern, und deren Input findet viel zu selten Eingang in die Projektarbeit. Die Möglichkeiten moderner ECM-Plattformen erlaubt häufig eine komplett neue Gestaltung vertrauter Abläufe – was das Thema manchmal auch unbeliebt machen kann, wenn klar, wird welche Auswirkungen ein In-Frage-Stellen alter Gewohnheiten hat. Die Entscheidung über solche Weichenstellungen kann und möchte die IT alleine nicht treffen.

2. Eine vernünftige und vom Endanwender auch dauerhaft merkbare Abgrenzung zu finden zwischen den verschiedenen Systemen. Es gibt heute noch keine ECM-Plattform, die alle Anforderungen gleich gut abdeckt. Die guten DMS/Akte/Archivsysteme sind als Collaboration-Plattform wenig oder gar nicht geeignet und – leider – umgekehrt auch nicht.

3. Das Einbeziehen aller Arbeitsplatztypen, die von solchen Lösungen profitieren wollen und nicht nur – wie in den vergangenen 20 Jahren – die sehr strukturiert arbeitenden Sachbearbeiter in den DMS-Klassik-Anwendungen Antragsbearbeitung, Rechnungsprüfung etc. Fach- und Führungskräfte, die nicht ständig sondern nur situativ mit solchen Systemen arbeiten müssen haben komplett andere Anforderungen an die Intuitivität der Benutzeroberfläche und ggf. auch neue Anforderungen an die Endgeräteplattformen: Tablet- und Offline-Nutzung sind typische Anforderungen, die nicht vom Sachbearbeiter im Büro kommen.

Welchen Beitrag kann und sollte die ECM World für die Diskussion leisten?

1. Know-How-Transfer für Neueinsteiger: Was darf man im Jahre 2014 im Standard von einer modernen Plattform erwarten?

2. Erfahrungsaustausch, Best-Practice zu aktuellen Themen. Lessons Learned: Welche Erfahrungen haben andere Anwender mit vergleichbaren Aufgabenstellungen gemacht? Das bezieht sich nicht nur auf Technik und Funktionalität sondern auch auf Projektorganisation unter Berücksichtigung von Orga und Fachbereichen

3. Networking-Plattform für Fachleute auf Anbieter- und Anwenderseite

Vielen Dank für das Interview, Herr Zöller!

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Thomas ZellmannMit Thomas Zellmann starten wir eine Interviewreihe zum aktuellen Stand des Enterprise-Content-Managements und dessen Herausforderungen. Zudem gehen wir der Frage nach, welche Beiträge die ECM World zur Diskussion einbringen sollte.

Thomas Zellmann ist seit über 25 Jahren in der EDV tätig und hat daher umfangreiche Erfahrungen mit klassischen und modernen IT-Lösungen. Er hat seine Tätigkeit für LuraTech in 2001 begonnen. Vor der LuraTech war er u.a. für die Softmatic AG, die Software AG und Nixdorf tätig.

Als Managing Director ist er für die Koordinierung und Durchführung der meisten Aktivitäten der PDF Association zuständig. Er ist der Hauptansprechpartner für Mitglieder, Anbieter und Anwender.

Über die PDF Association

Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.

Der Vorstand der PDF Association setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Actino Software GmbH, Adobe Systems Inc., callas software GmbH, intarsys consulting GmbH und LuraTech Europe GmbH zusammen. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, Projektleiter ISO 32000, dem PDF-Standard, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Die PDF Association ist als Partner und Aussteller auf der ECM World.

Wo stehen die Unternehmen beim Thema ECM (Einführung und Optimierung)?

Soweit wir das überschauen, scheint bei vielen mittelständischen Unternehmen die Einführung eines ECM-Systems ein sehr aktuelles Thema zu sein. Das belegen letztendlich auch der ständige wachsende ECM-Markt und die steigenden Umsätze der meisten ECM-Anbieter. Große Unternehmen betreiben in der Regel schon ein ECM-System und sind bei Optimierungen und Erweiterungen wie z.B. E-Mail-Archivierung und Management.

Was sind die großen Herausforderungen für die Projekte in 2014?

Das ist jetzt sicher ein recht subjektive Sicht der PDF Association, aber gute und moderne Dokumentenformate wie eben PDF ISO Standards sind schon das „Fundament“ auf dem das „ECM-Haus“ stehen muss, sonst wird halt „auf Sand gebaut“. Aus unserer Erfahrung optimieren viele Anwender das Dokumentformat auf PDF/A, um langzeitsichere und technisch hochqualitative Dokumente in ihrem Archiv sicher zu stellen. Nicht zuletzt bietet sich PDF/A auch an, um die Vielfalt der Formate im ECM-System sukzessive zu synchronisieren.

Welchen Beitrag kann und sollte die ECM World für die Diskussion leisten?

Für Anwender, die die Einführung eines ECM-Systems planen, ist eine Messe eine optimale Gelegenheit, sich einen kompakten Überblick über die Anbieter und deren Lösungen zu verschaffen. Anwender, die schon ein ECM-System einsetzen, sollten aus den Fach-Vorträgen Anregungen und Ideen mitnehmen, wie sie ihre ECM-Prozesse optimieren können oder neue Anwendungen wie z.B. Personalakten, Vertragsmanagement oder E-Mail-Archivierung in ihre ECM-Konfiguration integrieren. Natürlich ist eine solche Veranstaltung immer eine hervorragende Gelegenheit mit den Anbietern und anderen Anwendern persönlich Erfahrungen auszutauschen.

Vielen Dank Herr Zellmann, für das Interview!

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Frank HammSeit kurzem hat das ECM WORLD Blog mit mir, Frank Hamm, einen neuen Autor.

Als unabhängiger Berater für Social Media Redaktion & Kommunikation unterstütze ich das Team der ECM WORLD in der Kommunikation im Social Web wie auf FacebookGoogle+ und Twitter. Dazu koordiniere ich beispielsweise Blog-Inhalte sowie Event-Aktivitäten.

Damit trete ich in die Fußstapfen von Andreas Schulze-Kopp, der sich einer neuen beruflichen Herausforderung stellt.

Zu meiner Person

Nach einem Studium der Wirtschaftswissenschaften war ich einige Jahre vor allem im IT-Bereich tätig. Dazu gehörten zunächst sowohl die Anwendungsentwicklung als auch die IT-Beratung. Nach einem Wechsel in eine Bank baute ich dort das Intranet mit auf. Nach einigen Jahren in der IT wechselte ich in die Unternehmenskommunikation und übernahm dort zusätzlich die Betreuung der Internetauftritte. Nach einer zunächst IT-geprägten Tätigkeit verschob sich mein Fokus zur Kommunikation und absolvierte ich ein Public Relations-Studium.

Im Rahmen des Intranet Managements und der Betreuung der Internetauftritte beinhalteten meine Tätigkeiten unter anderem die Auswahl, die Einführung und die Administration von Content Management Systemen.

Ich freue mich daher besonders, die ECM WORLD kommunikativ begleiten zu können und wieder – zumindest ein wenig – in alte Fußstapfen treten zu können.

 

 

 

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Die Vorbereitungen zum ersten Fachkongress für die ECM-Branche laufen auf Hochtouren. Seit gut zwei Wochen können Interessierte Vorschläge für Beiträge zum Konferenzprogramm über das Call-for-Participation-Verfahren einreichen. Mit den Vorschlägen sollen die fünf Themenstränge der Konferenz befüllt werden. Bei der Auswahl der Vorträge liegt der Fokus vor allem auf Fachvorträgen aus der Praxis. Der Themenzuschnitt des Konferenzprogrammes  sowie auch die Auswahl der Vorträge für die Themenstränge wird dabei durch den Programmbeirat bestimmt. Dieser setzt sich aus Mitgliedern des Arbeitskreises “ECM-Messen & Events” der ECM Initiative im BITKOM zusammen.

Vorläufige Zeitstruktur der Programmplanung
Vorläufige Zeitstruktur der Programmplanung

Als wegweisende Klammer zur Veranstaltung sind im Programmkonzept mehrere Keynote-Vorträge vorgesehen, die wichtige Markt- und Themenentwicklungen aus einer langfristigen und visionären Perspektive betrachten. Der Schwerpunkt der Konferenz liegt dabei auf den Erfolgspotenzialen von Enterprise-Content-Management für das Büro 2020 und die neuen Ansprüche an Dokumentenprozesse der Zukunft. Bei den derzeit in der Absprache stehenden Keynotes werden folgende Themen adressiert: aktuelle Entwicklungen im ECM-Markt, Veränderungen bei den Verfahrens- und Sicherheitsrichtlinen für das elektronische Dokumentenmanagement, fachliche Herausforderungen des “Büro 2020” und der digitalen Arbeitswelt sowie fachliche Veränderungen für die Gestaltung und Optimierung der ECM-Prozesse.

In den kommenden Wochen sollen die ersten Keynote-Vortragenden veröffentlicht werden. Nach Abschluss des Call-for-Participation-Verfahrens und Auswahl der Vortragenden durch den Programmbeirat ist für Mitte März die Veröffentlichung des Gesamtprogrammes geplant. Blocken Sie daher schon heute den Termin 03.-04. Juni in Ihrem Kalender für den spannendsten Fachkongress der ECM-Branche!

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Wir freuen uns nun den Start für den “Call-for-Participation” zur ECM WORLD 2014 bekanntzugeben. Bis zum 21. Februar können über das Verfahren Beiträge zu spannenden Projekten und Erfahrungswerten, zu neuen Verfahren und Lösungsansätzen sowie zu innovativen Trends und Entwicklungen eingereicht werden. Die Beiträge werden durch die Programmleitung und einem Programmbeirat aus Vertretern des BITKOM gesichtet und ausgewählt.

Themenschwerpunkte der Konferenz für die Einordnung der Beitragsvorschläge

Gesucht werden dabei Beiträge entlang der fünf Themenschwerpunkte der Veranstaltung:

Visionen & Strategien: Beiträge zur Zukunft des Enterprise Content Managements

  • Hierunter werden Beiträge und Diskussionen zu den allgemeinen Geschäftspotenzialen (Kosten/Effizienz und Prozessqualität/Effektivität) des Enterprise Content Managements und den Entwicklungen im Zusammenhang mit den globalen Trends rund um das Mobile Computing, Social Networking und Cloud-Services gebündelt. Es geht dabei darum, zu zeigen, wie Unternehmen ihre Zukunft mit ECM aktiv gestalten. Wir zeigen, auf welche Veränderungen im Hinblick auf Struktur, Kultur und Technologie sich Kunden einstellen müssen.

ECM Prozesse: Optimierung der Dokumenten- und Archivierungsprozesse

  • Dieser Themenschwerpunkt beinhaltet Beiträge und Diskussionen zu Projekterfahrungen und Projektempfehlungen rund um die Einführung und Optimierung von Dokumenten- und Archivierungsprozessen. Hierbei sollen u.a. die Kosten- und Effizienzvorteile der ECM-Prozesse aus Projektsicht diskutiert werden. Zudem geht es um Performanceverbesserung und Kosteneinsparung durch digitale Geschäfts-, BPM- und Workflowlösungen.

Business Collaboration: Unterstützung der Kollaboration und neuer Arbeitsformen

  • Diese Rubrik umfasst Beiträge und Diskussionen zu Projekterfahrungen und Projektempfehlungen rund um das Management von Geschäftsdokumenten im Rahmen von alten und neuen Formen der Zusammenarbeit. Der Wandel von Arbeitsformen wie Mobility, Collaboration und Knowledge-Management als Triebfeder für Unternehmen stehen im Fokus.

Compliance & Standards: Trends zu Compliance & Technologie-Standards

  • Hierunter werden Beiträge und Diskussionen zu den Entwicklungen bei den Compliance/Sicherheitskonzepten sowie der Technologiestandards in der Branche zusammengefasst. Es geht dabei vor allem um effizientes Informationsmanagement und digitale Archivierung.

Projekte & Management: Erfolgsfaktoren für das ECM Projektmanagement

  • Unter diesem Themenschwerpunkt bietet die Veranstaltung Beiträge und Diskussionen zum Projektmanagement und Vorgehensmodell für ECM-Projekte (Lösungsauswahl, Migration, Integration mit Dritt-Systemen). Das Augenmerk liegt auf Kosteneinspar-Potenzialen sowie Lösungen für effizientes Business.

Vorschlags- und Auswahlverfahren für die Beitragseinreichung

Die Anforderungen an die Beitragsvorschläge sowie das Verfahren zur Sichtung und Auswahl der Beiträge haben wir detailliert auf der Seite “Call-for-Participation” beschrieben.

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