Vor zwei Wochen traf sich in Hannover die ECM-Branche auf der CeBIT. Im Hinblick auf den ECM WORLD Kongress war die CeBIT für mich noch einmal ein Gradmesser, ob alle von der Programmplanung verfolgten Themen auch relevant für die Branche sind. Aufgrund der guten Vorarbeit des Programmbeirates der ECM WORLD wurde natürlich Vieles bestätigt. Aber es gab auch ein bis zwei Aspekte, die ich dann doch neu mitnehmen konnte.

Das Hauptthema der ECM-Branche ist auch 2014 die Positionierung des Themenfeldes im Zentrum der digitalen Geschäftsprozessunterstützung. Die ECM-Branche ist laut den jüngsten Erhebungen wie z.B. des BITKOM weiterhin im Wachstum. Das Thema ist dem Hype-Zustand entwachsen und wird von den Unternehmen als wichtiges Element auf dem Weg der digitalen Transformation angesehen. 

Im Mittelpunkt steht dabei die Integration von ECM in die Geschäftsprozesse, was weit über die klassische, elektronische “Schriftgutverwaltung” hinausgeht. Sei es die digitale Personalakte, der elektronische Lieferschein oder das medienbruchfreie Beschwerdemanagement – die direkte Integration von ECM in den Geschäftsprozess bringt nicht nur Effizienz- und Effektivitätspotentiale, sondern komplett neue Möglichkeiten für die Prozessorganisation mit sich. Es geht also sowohl um die Optimierung bestehender Prozesse als auch um deren digitale Neu-Organisation. Im Raum stehen dabei die neuen Schlagworte des “Büro 2020” und der “Zukunft der Arbeit”. Bei Letzterem wird auch der Aspekt neuer Formen der spontanen Zusammenarbeit wie z.B. bei der Social Collaboration tangiert. Auch hier bietet die Integration mit der ECM-Welt – sprich der Welt der Geschäftsdokumente und -informationen – eine verstärkte Geschäftsorientierung.

Im Zusammenhang mit dem Integrationsgedanken stehen dann auch die weiteren Themen der CeBIT – wie z.B. der mobile Zugriff auf Dokumente, die Verbesserung der Usability, die Standardisierung der Lösungen sowie auch die Diskussion um die Service-Orientierung der Technologien.

Wie die Vergleiche der Systemanalysten zeigen, befinden sich die Lösungsanbieter bei diesen Themen nun auf der Höhe der Zeit und bieten ausreichende Ansatzpunkte. Der Knackpunkt ist vielmehr die Umsetzung in den Unternehmen. Hier braucht es noch weiteren Anschub, was dann auch die Wichtigkeit des ECM WORLD Kongresses unterstreicht, der jenseits des Marketings der Lösungsanbieter den Erfahrungsaustausch zur Umsetzung fördern soll.

Das Fazit zur CeBIT lautet also für mich – die Zukunft von ECM liegt in der Unterstützung der digitalen Transformation. Die Integration der digitalen Geschäftsdokumente in den Informations- und Prozessfluss ist dabei ein wichtiger Baustein, der technologisch mittlerweile schon gut unterstützt wird. Seine konkrete Umsetzung liefert jedoch bestimmt noch viel Diskussionsstoff.

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Im Rahmen der Vorbereitungen zur ECM World sowie im Vorlauf zu CeBIT 2014 haben wir Maximilian Gantner, Senior Analyst bei Pentadoc und Leiter des Pentadoc Radars, zu seiner Einschätzung beim ECM-Thema in deutschen Unternehmen befragt.
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Wo stehen die Unternehmen beim Thema ECM (Einführung und Optimierung)?

Anwenderunternehmen beschäftigen sich gerade intensiv mit verschiedenen Fragestellungen, vor allem in den Bereichen Prozesseffizienz und Bereitstellung der dafür notwendigen Informationen, kurz zusammengefasst mit Informationslogistik.

Stand vor einigen Jahren noch das Thema Compliance und somit Technologien wie Scannen und Archivieren im Vordergrund, so rücken nun Lösungen mit direktem Fokus auf Kostenreduktion, Prozessbeschleunigung oder auch Steigerung der Kundenzufriedenheit durch reibungslose Kundenkommunikation im Vordergrund.

Aktuell sind aus unserer Sicht immer noch elektronische Aktenlösungen, Post- und Rechnungseingangsbearbeitung sowie fachliche Lösungspakete sehr gefragt. Wobei man bei elektronischen Akten differenzieren muss. Hier gibt es nicht die eine elektronische Akte, sondern Unternehmen legen großen Wert auf fachlich ausgeprägte Lösungen, die sie in ihren Geschäftsprozessen unterstützen.

Was sind die großen Herausforderungen für die Projekte in 2014?

Die Kunden haben erkannt, dass ein gutes Informationsmanagement eine klare Strategie erfordert. Gerade dadurch kommen Fragen nach Kostenreduktion im Input- und Output-Management sowie nach einem sinnvollen Umgang mit dem Kommunikationsmedium E-Mail auf die Tagesordnung. Hier stehen Kunden vor allem der Herausforderung gegenüber, die Informationsprozesse zu analysieren und diese dann neu auszurichten und mit ECM-Technologie zu unterstützen.

In diesem Zusammenhang spielen auch die Themen Multikanalmanagement sowie Collaboration und Wissensmanagement eine zunehmend wichtigere Rolle.

Welchen Beitrag kann und sollte die ECM World für die Diskussion leisten?

Die ECM World als neues Veranstaltungsformat kann insbesondere zwei wichtige Bausteine leisten. Sie bringt Anwenderunternehmen unterschiedlicher Branchen zusammen und bietet als Plattform die Austauschmöglichkeit der Unternehmen untereinander, sowie die Möglichkeit Produkthersteller und Beratungsunternehmen bei konkreten Fragen mit einzubeziehen.

Darüber hinaus bietet das Event eine ideale Möglichkeit sich hinsichtlich ECM-Lösungen und aktuellen Markttrends sowie Best Practices zu informieren. Vor allem die Fokussierung auf verschiedene Themenbereiche des ECM ermöglichen den Teilnehmern eine zielgerichtete Informations-und Diskussionsmöglichkeit für die individuellen Interessensgebiete.

Vielen Dank für das Interview, Herr Gantner

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