Dietrich von SeggernDie E-Mail führt in einigen Unternehmen als Wissens- und Kommunikationsquelle noch ein Schattendasein. Dietrich von Seggern weist im Interview auf wichtige Aspekte zur Archivierung hin.

Nach einem Studium als Druckingenieur ist Dietrich von Seggern in diversen Forschungsprojekten mit der Standardisierung von Dokumentformaten und seit 1997 mit dem PDF-Format beschäftigt. Seit 2002 ist er bei callas software in leitenden Funktionen tätig. Ein Schwerpunkt ist der internationale Standard für PDF in digitalen Archiven PDF/A, an dessen Erarbeitung callas mitwirkt.

1. Herr von Seggern, Sie sind Teilnehmer bei der ECM World in einer Diskussionsrunde zum Thema “E-Mail-Archivierung”. Welche drei Schlagworte charakterisieren Ihrer Meinung zu diesem Thema?

Es tut mir leid, mit drei Schlagworten komme ich nicht weiter. Kurz gesagt gibt es relevante Anforderungen, die einerseit aus gesetzlichen Vorgaben entstehen und andererseits aus unternehmensinternen Interessen im Sinne des Erhalts des “Unternehmensgedächtnisses”. Demgegenüber steht eine IT Infrastruktur, die in den meisten Fällen zwar gut für den Versand und Empfang von E-Mails vorbereitet ist, aber nicht für deren langfristige Zurverfügungstellung unabhängig vom Arbeitsplatz.

2. Wie sieht die Praxis in Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung aus? Haben die Unternehmen die E-Mail-Archivierung im Griff?

Das Thema E-Mail-Archivierung ist nur selten umfassend gelöst. In vielen Fällen ist es einfach noch nicht adressiert. Selbst wenn das der Fall ist, wird der Frage in wieweit das System und die archivierten Dateiformate langzeittauglich sind häufig zu wenig Beachtung geschenkt. Das ist zum Beispiel im klassischen Posteingang ganz anders. Sehr häufig sind sich Unternehmen gar nicht bewusst, dass die Formatfrage auch bei E-Mails zu stellen ist, wenn man den eigenen und den gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung genügen möchte. Das müsste dann auf Migrations- und/oder Konvertierungskonzepte hinauslaufen.

3. Wo sehen Sie die größten Herausforderungen bei der E-Mail-Archivierung?

Unternehmen müssen ein schlüssiges Konzept entwickeln und dabei vor allem Klarheit darüber gewinnen, ob alle oder nur bestimmte E-Mails archiviert werden sollen oder ob beide Ansätze parallel verfolgt werden, so dass E-Mails einmal komplett und dann zusätzlich im Rahmen eines Geschäftsvorgangs archiviert werden. Dabei müssen Aspekte wie gesetzliche Anforderungen, Integration in vorhandene Dokumentenprozesse und Retrieval der E-Mails berücksichtigt werden. Da es hier ja um längere Zeiträume geht, muss die Lösung eben auch so gestaltet sein, dass sie in der schnelllebigen IT im Idealfall auch viele Jahre Bestand haben kann oder durch ergänzende Migrationskonzepte abgesichert werden. Danach muss man sich mit der häufig nicht einfachen Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur beschäftigen.

4. Welche Rolle spielen die gesetzlichen Regelungen bei der effizienten Gestaltung der E-Mail-Archivierung? Erleichtern oder behindern sie eher einen sinnvollen Umgang mit der Archivierung?

Die gesetzlichen Vorgaben stellen vernünftige Mindestanforderungen an die Dokumentenorganisation in Unternehmen, zu der auch die E-Mail-Archivierung gehört.

5. Welche Trends sehen Sie bei der E-Mail-Archivierung für die nächsten zwei bis drei Jahre?

Sicher werden die Themen Cloud und “Managed Archiving” eine wichtige Rolle spielen. Unserer Ansicht nach wird dabei auch für E-Mails das Thema PDF/A als etabliertes Langzeitformat relevant sein.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Intensiver Austausch über fachspezifische Themen.

Vielen Dank für das Interview, Herr von Seggern!

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Frank Hamm ist selbstständiger Berater für Kommunikation und Kollaboration. Er berät und unterstütz Unternehmen, Organisationen und Personen bei dem digitalen Wandel. Über seine Themen Enterprise 2.0, Social Business, Social Collaboration, Public Relations, Social Media und Office Productivity bloggt er im INJELEA-Blog.

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