Im heutigen Interview informieren Andreas Blum und Andreas Lau über das dokumentengestützte Arbeiten und das Abbilden von Geschäftsprozessen in ECM-Systemen.

Andreas BlumProf. Dr. Andreas Blum ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter der DHPG-Gruppe, DHPG Dr. Harzem & Partner KG. Seine Tätigkeiten sind Unternehmensbewertungen, Beratungen bei Unternehmenstransaktionen (Due Diligence, Bewertungsleistungen), Bewertung immateriellen Vermögens, Prüfung Einzel- und Konzernabschlüsse von Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, Vortrags-/Lehrtätigkeit u.a. ordentlicher Professor an der Hochschule Fresenius, Köln. Blum ist verantwortlich für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems zur elektronischen Ablage, Archivierung, Verwaltung von Dokumenten sowie die Umsetzung aller wesentlichen Prozesse in dem DMS als prozessführendem System.

Andreas LauAndreas Lau ist Geschäftsführer der synalis GmbH & Co. KG. Er schloss 1998 als Diplom-Kaufmann sein Studium der Elektrotechnik und Betriebswirtschaftslehre an der RWTH Aachen ab. Lau war zu diesem Zeitpunkt bereits seit 10 Jahren selbstständig als Berater für Netzwerktechnologien tätig. Im Jahre 1997 erfolgte die Umwandlung seiner ersten Firma lau computertechnik in die heutige synalis GmbH & Co. KG. Als Diplom-Kaufmann hat sich Lau schon immer für die Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen interessiert. Die anschließende Abbildung in einem System muss den Anforderungen des Prozesses genügen. Dafür tüftelt er mit seinen Entwicklern schon einmal an außergewöhnlichen Lösungen.

1. Herr Dr. Blum, Herr Lau, Sie sind Referenten bei der ECM World für einen Praxisvortrag über die Optimierung dokumentengestützter Geschäftsprozesse bei der DHPG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Herr Blum, welche drei Schlagworte charakterisieren die Inhalte Ihres Vortrags?

  • Die Modellierung von dokumentenzentrierten Geschäftsprozessen ermöglicht die Optimierung der Prozesse und hat einen erheblichen Mehrwert für die passgenaue Umsetzung.
  • Abbildung der Prozesse in einem ECM-System: Die im Hinblick auf Qualität und Effizienz optimierten Prozesse lassen sich in einem ECM System abbilden und darüber sogar steuern.
  • Erfüllung hoher Qualitätsstandards: Dadurch werden die hohen Qualitätsstandards unserer Branche hinsichtlich Transparenz und Dokumentation erfüllt.

2. Herr Lau, ist die Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Anstrengungen der letzten Jahre denn nicht ausgereizt? Welche Herausforderungen gibt es da noch?

In der Fertigungsindustrie sind mittlerweile sicherlich die meisten Prozesse erkannt, erfasst, analysiert und optimiert hinsichtlich dort anzutreffender Rahmenbedingungen. Ändern sich diese Rahmenbedingungen allerdings, was im Zuge der technischen Entwicklung und der Veränderungen am Markt fortschreitend passiert, dann müssen auch die Prozesse wieder angepasst werden.

In der Dienstleistungsbranche wie z.B. bei einer Beratungsgesellschaft sind die Prozesse in vielen Fällens noch nicht explizit formuliert. Und auch die Anforderungen an eine Optimierung müssen zunächst definiert werden. Wie sieht beispielsweise der Prozess der Erstellung eines Jahresabschlusses überhaupt aus und gegen welche Kriterien optimiere ich ihn? Bei diesen Fragestellungen hat uns die Methodik der Modellierung sehr unterstützt.

3. Herr Blum, was gibt es für Besonderheiten im Bereich der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften? Was ist dort anders als bei anderen Bereichen?

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erbringen durch die umfassende Beratung ihrer Kunden insbesondere in finanzwirtschaftlichen und steuerlichen Fragen qualitativ hochwertige Dienstleistungen mit großer Tragweite. Um hierbei nachhaltig eine hohe Qualität zu gewährleisten, haben sich viele Gesellschaften einem Qualitätssicherungssystem unterzogen. Das Qualitätsmanagement für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sieht unter anderem vor, dass die leistungserstellenden und dokumentenzentrierten Geschäftsprozesse genau unter die Lupe genommen werden. Das bedingt auch, dass die Dokumentation der Prozesse transparent nachvollziehbar ist. Der verantwortungsvolle Umgang mit hochsensiblen Unterlagen ist ebenso entscheidend wie das Management zeitkritischer Prozesse für die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Mandanten. All das muss bei der Prozessmodellierung und Umsetzung in einem ECM-System berücksichtigt werden.

4. Herr Lau, welche Entwicklungen sehen Sie gerade bei der dokumentengestützten Arbeit?

Geschäftsprozesse, die weniger dokumentenlastig sind oder nicht zu den leistungserstellenden Prozessen eines Unternehmens gehören, wie beispielsweise Rechnungsein- und ausgang, sind in der Regel schon gut in einem ERP- oder ECM-System abgebildet.

Anders sieht das bei komplexen Vorgängen, die einen ganzen Ordner voller Dokumente beinhalten aus. Nehmen Sie beispielsweise den Vorgang der Erstellung eines Jahresabschlusses eines Unternehmens. Zu jedem Dokument gibt es mindestens einen besonderen Arbeitsschritt und die einzelnen Arbeitsschritte sind wiederum eingebettet in einen übergreifenden Arbeitsprozess. Um diesen transparent und qualitätsgesichert abzuwickeln, bedarf es zunächst einer genauen Analyse der einzelnen Schritte und Anforderungen zu jedem Schritt.

Die Forderung vom Markt und von den Kunden wächst, dass diese Kernprozesse gerade bei beratenden Gesellschaften transparent dokumentiert werden und damit an Qualität gewinnen.

5. Herr Blum, Herr Lau, sollten ECM-Systeme inzwischen nicht die Abbildung von Geschäftsprozess-modellen beherrschen oder gibt es Punkte, wo Sie sich eine bessere Unterstützung wünschen?

Blum: Wie schon erwähnt, übernehmen ECM-Systeme im Moment schon die workflowgestützte Arbeit zur Steuerung von Prozessen in einem Unternehmen. Was allerdings bei der Abbildung von dokumentenzentrierten Geschäftsprozessen bisher gefehlt hat, sind zusätzliche arbeitserleichternde Hinweise zu den einzelnen Arbeitsschritten. Welche Besonderheiten sind z.B. bei der Bearbeitung bestimmter Dokumente zu berücksichtigen? Wie sind die gesetzlichen Vorgaben oder unternehmensintern aufgestellten Regularien? Welches Ergebnis soll am Ende des Prozesses herauskommen? Das sind Angaben, die ein ECM-System innerhalb des Prozesses liefern und somit den Mitarbeiter von organisatorischen Aufgaben befreien kann und zusätzlich lange Suchvorgänge verhindern kann. Die unterstützenden Informationen entlang des Prozesses können im ECM-System stets aktuell hinterlegt werden.

Lau: Unsere These ist, dass einzelne Arbeitsschritte in den meisten prozessunterstützenden Systemen aus dem Kontext gerissen werden. Damit verlieren die am Prozess beteiligten Mitarbeiter den Blick auf das Ganze und können häufig nicht nachvollziehen, weshalb der von ihnen durchzuführende Arbeitsschritt wichtig ist.
Wir wollen diese Lücke füllen, indem der Mitarbeiter im ECM-System erkennen kann, wo er mit seinem Arbeitsschritt im Prozess angesiedelt ist und wie er im Gesamtkontext einzuordnen ist. Wenn sein Vorgang z.B. eher am Ende eines Prozesses steht, kann er eventuell auf bereits Vorhandenes zurückgreifen. Und viele Mitarbeiter können viel besser nachvollziehen, welchen Wert ihr vielleicht kleiner Anteil im gesamten Zusammenhang hat.

6. Herr Lau, was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich erwarte Impulse für innovative Prozesse rund um das Thema Arbeitsorganisation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. Wir werden hoffentlich viele Möglichkeiten haben uns mit Unternehmen bezüglich ihrer Herausforderungen an ein ECM-System auszutauschen.

Vielen Dank für das Interview, Herr Lau und Herr Blum!

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Frank Hamm ist selbstständiger Berater für Kommunikation und Kollaboration. Er berät und unterstütz Unternehmen, Organisationen und Personen bei dem digitalen Wandel. Über seine Themen Enterprise 2.0, Social Business, Social Collaboration, Public Relations, Social Media und Office Productivity bloggt er im INJELEA-Blog.

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