Jens BüscherJens Büscher war sieben Jahre Angestellter im öffentlichen Dienst. Aus dieser Erfahrung heraus wechselte er mit der Motivation für bessere Software-Werkzeuge zum Web Content Management Anbieter RedDot Solutions AG (Heute OpenText Web Solutions), wo er als Product Manager für Design und Funktionalität verantwortlich war. Mit der Motivation, das tägliche Datei-, Beleg- und E-Mail-Chaos zu beseitigen, gründete er zuerst 2003 das Unternehmen DocuPortal und etablierte ab 2010 die Marke und Firma amagno GmbH & Co KG auf dem DACH Markt. 2013 wurde amagno’s CEO Jens Büscher als einer der wichtigsten Köpfe der europäischen Digital-Industrie im Rahmen der NEXT100 bewertet.

1. Akten haben sich seit Jahrzehnten in Form von Papier etabliert. Wie haben sich die Bedingungen jetzt geändert?

Akten bestehen nicht mehr aus reinen Papierdokumenten, sondern reichern sich aus verschiedenen Quellen an. E-Mails in ihrer originalen Form in eine Akte und somit nicht in Papierform. Die moderne Akte ist digital und damit effizient, rechtssicher, kostengünstig und zukunftssicher.

2. Welche Eigenschaften sollte eine digitale Akte heutzutage haben?

Digital: Papierakten verschwenden (Umwelt-)Ressourcen und Betriebskosten sowie wertvolle Arbeitszeit. Ein- und ausgehende Belege sind sofort digital zu erfassen, ohne Umwege auf Papier. E-Mails gehören selbstverständlich in eine digitale Akte.

Automatisiert: Hier sehen wir die wichtigste Weiterentwicklung. Die aktuelle Überzeugung zu Papier ist noch sehr ausgeprägt. Papierorientierte Mitarbeiter sind nur zu überzeugen, wenn der Umgang mit digitalen Akten einen wirklich spürbaren Mehrwert darstellt. Dies erzeugt Motivation und verhindert Bedienängste. Die digitale Akte muss die tägliche Arbeit spürbar erleichtern und Freude bereiten. So erwarten die Anwender, dass sie keine digitale Akte manuell erzeugen, sondern dass diese sich automatisch erzeugt. Daran arbeiten wir beispielsweise mit unseren digitalen Magneten.

Sicher: Ich wünsche mir als Mitarbeiter für meine täglichen Entscheidungen alle Informationen dort wo ich arbeite, im Rahmen meiner Zugriffsrechte in Sekunden. Die digitale Akte ist abteilungsübergreifend und zentral, daher sind Rechte und Schutz gegen Manipulationen und Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen elementar.

Mobil: Der klassische Arbeitsplatz in einem Büro wird sich in den nächsten Jahren deutlich verändern. Wir nutzen vermehrt andere Arbeitsmodelle, beispielsweise das Arbeiten zuhause oder mobil unterwegs. Daher muss die moderne digitale Akte überall sicher zugreifbar sein, z.B. via Tablets oder Offline.

Prozessorientiert: Durch die abteilungsübergreifende Akte wandert keine Papierakte mehr durch die Büros. Entsprechend ist es wichtig, dass Teile der digitalen Akte durch Workflows kontrolliert, nachvollziehbar und schnell durch die Instanzen wandern. Eine besondere Herausforderung, die oft vergessen wird, sind die Ausnahmen von einem standardisierten Ablauf. Auch das muss digital möglich sein.

Integriert: Eine Akte steht für sich nicht alleine sondern ist oft das Ergebnis aus vielen verschiedenen Anwendungen. Die digitale Akte bietet zahlreiche Import und Exportschnittstellen für die direkte Kommunikation und für die Einbindung in digitale Workflows mit Fremdsystemen. Insbesondere das schnelle Wiederfinden von Akten und deren Inhalte ist elementar und einer der wesentlichen ROI-Faktoren. Hier empfehle ich beispielsweise eine Hotkey-Suche, um unabhängig aus jeder Anwendung heraus sofort Akten und Inhalte wiederzufinden.

3. ECM-Systeme versprechen dies seit Jahren. Wo soll hier die besondere Entwicklung sein?

ECM-Systeme versprechen seit Jahren auch, dass sie einfach und kosteneffektiv sind. Dem ist aber nicht so. Die Integrationen und die notwendige Automatisierung sind immer noch ein hoher Investitionsfaktor. Viele Unternehmen sehen von der Einführung digitaler Akten aus Kostengründen und aus Angst einer Fehlinvestition ab. Die Marktdurchdringung einfachster Benutzeroberflächen ändert dies derzeit dramatisch. Design, Einfachheit und Automatisierung verändern gerade den Markt dramatisch und bieten preislich attraktive Lösungen.

4. Sind ECM-Systeme denn die richtige Wahl?

Die Diskussion über Akronyme wie ECM, EIM etc. bin ich leid. Natürlich stecken hier Strategien und eine Beschreibung eines Funktionsumfangs dahinter. Aber nach über 300 Kunden weiß ich: Das “Anfassen” der Software und das Zeigen, wie man die Probleme löst, überzeugt – und kein noch so tolles Akronym. Basierend auf der AIIM-Definition für ECM-Systeme sind diese aber die richtige Wahl für digitale Akten. Wir werden in den nächsten Jahren viele neue Systeme aus ganz anderen Richtungen, z.B. Social Media, sehen, die auch Lösungen für digitale Akten anbieten werden.

5. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich möchte den Unternehmen zeigen, dass Lösungen gegen Datei-, Beleg- und E-Mail-Chaos schnell und einfach einsetzbar sind, Mitarbeiter motivieren, Bedienängste reduzieren und einen wirklich spürbaren Mehrwert bei der täglichen Arbeit bieten. ECM-Systeme sind kein “Nice-to-have”, sondern sie sind die wirkungsvolle Informationslogistik in modernen Unternehmen.

Vielen Dank für das Interview, Herr Büscher!

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Frank Hamm ist selbstständiger Berater für Kommunikation und Kollaboration. Er berät und unterstütz Unternehmen, Organisationen und Personen bei dem digitalen Wandel. Über seine Themen Enterprise 2.0, Social Business, Social Collaboration, Public Relations, Social Media und Office Productivity bloggt er im INJELEA-Blog.

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