Swantje SchulzeFrau Dr. Swantje Schulze begann 2002, Dokumentenmanagement-Systeme zu verkaufen. Während ihrer fünfjährigen Tätigkeit als Managerin in der IBM Software Group kamen weitere Erfahrungen im Bereich ECM hinzu. Seit 2010 verantwortet sie das ECM-Geschäft bei der Cancom GmbH, einem IT Dienstleister mit mehr als 600 Mio Euro Jahresumsatz.

1. Frau Schulze, Sie halten einen Impulsvortrag für eine Diskussion zum Thema “ECM in der Cloud” auf dem ECM World Kongress. Mit welchen drei Schlagworten können Sie Ihren Vortrag auszeichnen?

Nur drei Wörter? Hype oder Mehrwert?

2. Was sind für Sie die wesentlichen Argumente für die Cloud-Idee beim ECM-Thema?

Flexibilität und Kostenkontrolle

3. Welche Herausforderungen sehen Sie für die Umsetzung von ECM in der Cloud? Insbesondere auch vor dem Hintergrund, dass bereits ECM-Projekte in vielen Unternehmen bestehen?

Sicherheit, Anbindung an Backendsysteme und Datenmigration

4. Ist der rechtliche Rahmen des Gesetzgebers heute ausreichend für den Betrieb von ECM in der Cloud?

Davon gehe ich aus, das sollte aber in letzter Instanz ein Wirtschaftsprüfer beantworten.

5. Wie sehen Sie die Entwicklungen der ECM-Lösungsanbieter im deutschen Markt? Ist das Thema “ECM in der Cloud” Teil des Lösungsangebotes?

Es gibt Offerings, besonders im Bereich E-Mail-Archivierung. Die Kunden nehmen das aber nicht gut an.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Interessante Geschäftskontakte

Vielen Dank für das Interview, Frau Schulze!

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Dietrich von SeggernDie E-Mail führt in einigen Unternehmen als Wissens- und Kommunikationsquelle noch ein Schattendasein. Dietrich von Seggern weist im Interview auf wichtige Aspekte zur Archivierung hin.

Nach einem Studium als Druckingenieur ist Dietrich von Seggern in diversen Forschungsprojekten mit der Standardisierung von Dokumentformaten und seit 1997 mit dem PDF-Format beschäftigt. Seit 2002 ist er bei callas software in leitenden Funktionen tätig. Ein Schwerpunkt ist der internationale Standard für PDF in digitalen Archiven PDF/A, an dessen Erarbeitung callas mitwirkt.

1. Herr von Seggern, Sie sind Teilnehmer bei der ECM World in einer Diskussionsrunde zum Thema “E-Mail-Archivierung”. Welche drei Schlagworte charakterisieren Ihrer Meinung zu diesem Thema?

Es tut mir leid, mit drei Schlagworten komme ich nicht weiter. Kurz gesagt gibt es relevante Anforderungen, die einerseit aus gesetzlichen Vorgaben entstehen und andererseits aus unternehmensinternen Interessen im Sinne des Erhalts des “Unternehmensgedächtnisses”. Demgegenüber steht eine IT Infrastruktur, die in den meisten Fällen zwar gut für den Versand und Empfang von E-Mails vorbereitet ist, aber nicht für deren langfristige Zurverfügungstellung unabhängig vom Arbeitsplatz.

2. Wie sieht die Praxis in Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung aus? Haben die Unternehmen die E-Mail-Archivierung im Griff?

Das Thema E-Mail-Archivierung ist nur selten umfassend gelöst. In vielen Fällen ist es einfach noch nicht adressiert. Selbst wenn das der Fall ist, wird der Frage in wieweit das System und die archivierten Dateiformate langzeittauglich sind häufig zu wenig Beachtung geschenkt. Das ist zum Beispiel im klassischen Posteingang ganz anders. Sehr häufig sind sich Unternehmen gar nicht bewusst, dass die Formatfrage auch bei E-Mails zu stellen ist, wenn man den eigenen und den gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung genügen möchte. Das müsste dann auf Migrations- und/oder Konvertierungskonzepte hinauslaufen.

3. Wo sehen Sie die größten Herausforderungen bei der E-Mail-Archivierung?

Unternehmen müssen ein schlüssiges Konzept entwickeln und dabei vor allem Klarheit darüber gewinnen, ob alle oder nur bestimmte E-Mails archiviert werden sollen oder ob beide Ansätze parallel verfolgt werden, so dass E-Mails einmal komplett und dann zusätzlich im Rahmen eines Geschäftsvorgangs archiviert werden. Dabei müssen Aspekte wie gesetzliche Anforderungen, Integration in vorhandene Dokumentenprozesse und Retrieval der E-Mails berücksichtigt werden. Da es hier ja um längere Zeiträume geht, muss die Lösung eben auch so gestaltet sein, dass sie in der schnelllebigen IT im Idealfall auch viele Jahre Bestand haben kann oder durch ergänzende Migrationskonzepte abgesichert werden. Danach muss man sich mit der häufig nicht einfachen Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur beschäftigen.

4. Welche Rolle spielen die gesetzlichen Regelungen bei der effizienten Gestaltung der E-Mail-Archivierung? Erleichtern oder behindern sie eher einen sinnvollen Umgang mit der Archivierung?

Die gesetzlichen Vorgaben stellen vernünftige Mindestanforderungen an die Dokumentenorganisation in Unternehmen, zu der auch die E-Mail-Archivierung gehört.

5. Welche Trends sehen Sie bei der E-Mail-Archivierung für die nächsten zwei bis drei Jahre?

Sicher werden die Themen Cloud und “Managed Archiving” eine wichtige Rolle spielen. Unserer Ansicht nach wird dabei auch für E-Mails das Thema PDF/A als etabliertes Langzeitformat relevant sein.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Intensiver Austausch über fachspezifische Themen.

Vielen Dank für das Interview, Herr von Seggern!

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Adam KieferLange galten Enterprise Social Networks (ESN) als eigenständige und separate Disziplin. Inzwischen jedoch erkennen immer mehr Unternehmen weitere Potentiale darin. Eines dieser Potentiale ist das Wissensmanagement. Adam Kiefer, Referent bei der ECM World, liefert uns hierzu einige Antworten.

Adam Kiefer ist seit 2009 als Business & IT Consultant bei Unisys Österreich. Zu seinen Schwerpunkten zählen auf SharePoint basierende Enterprise Social-Network-Projekte, die er als Software-Architekt und Lead-Entwickler begleitet. Des Weiteren ist er für Unisys Social Network Analysis verantwortlich.

1. Herr Kiefer, Sie sind Referent bei der ECM World mit einem Fachvortrag über das Wissensmanagement im Enterprise Social Network (ESN). Welche drei Schlagworte charakterisieren die Inhalte Ihres Vortrags?

Mein Vortrag konzentriert sich auf praxiserprobte (Kundenprojekt STRABAG connect basierend auf SharePoint 2013) Tipps für die organisatorische Begleitung bei der Einführung sowie auf Maßnahmen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung eines Enterprise Social Networks wie das Unisys Reifegradmodell oder Social Network Analysis.

2. Das Wissensmanagement in Unternehmen war lange Zeit geprägt von strukturierten Abläufen und festen Zuständigkeiten. Warum sollten Unternehmen auf ein Wissensmanagement in den eher netzwerkgeprägten Enterprise Social Networks zu setzen?

Mit Enterprise Social Network (ESN) investiert ein Unternehmen in ein innovatives Kommunikationstool. Im ESN werden nicht nur Informationen, sondern auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Wissensgemeinschaften, Projekte und Themen miteinander vernetzt. Wissensaustausch im ESN geht schnell und unkompliziert. Zielgerichtetes Auffinden der richtigen Informationen, Experten oder Ansprechpersonen, standort- und grenzübergreifender Informationsaustausch unterstützen die Organisationen, ihre Ziele schneller und effektiver zu erreichen. Über Kommunikationskanäle wie dem persönlichen Newsfeed finden Informationen, Fragen oder Antworten immer nur die Personen, für die diese Informationen auch relevant sind. Klassische ESN-Funktionalitäten wie “Like”, “Follow” oder “Share” können auch in andere, interne Systemen, zum Beispiel im Intranet integriert werden.

3. Was sind die herausragendsten Punkte bei Projekten, wenn es um das Wissensmanagement in Enterprise Social Networks geht?

Unternehmen auf dem Weg zum Enterprise Social Network etablieren eine neue Art von Kommunikation. Dieser Paradigmenwechsel findet nicht automatisch statt. Deswegen finden wir es bei Unisys essentiell, dass Enterprise Social Network (ESN) nicht als Produkt- oder Softwareentwicklungsprojekt, sondern als komplexe organisatorische Änderung betrachtet wird. Daher müssen die Benutzerinnen und Benutzer während der gesamten Einführungsphase aktiv unterstützt werden. Für die kontinuierliche Weiterentwicklung des ESN ist die Einführung eines Reifegradmodells entscheidend. Mehr darüber werden die Besucherinnen und Besucher der ECM World am 4. Juni um 14:50 Uhr erfahren.

4. Welche Funktionen oder Bereiche müssten Ihrer Meinung nach bei den meisten Anbietern von Enterprise Social Networks für das Wissensmanagement verbessert werden?

Wie bereits erwähnt, ist für die kontinuierliche Weiterentwicklung des ESN die Einführung eines Reifegradmodells aus unserer Sicht essentiell. Die meisten Unternehmen, die mit ESN starten, profitieren von Anfang an immens von “Social Features”. Der erste Begeisterungsschwung kann aber schnell abflachen, wenn Strategie, Führung und Community Management fehlen. An dieser Stelle muss gemessen werden, wo Gemeinschaften vom Reifegrad her stehen bzw. welche Weiterentwicklungspotenziale identifiziert werden können und welche Maßnahmen oder Action Plans daraus resultieren. Wir unterstützen unsere Kunden mit unserem Reifegradmodell, um auf diese Fragen Antworten zu geben.

5. Welche Entwicklungen sehen Sie bei den Enterprise Social Networks für das Wissensmanagement in den nächsten zwei bis drei Jahren?

Social Network Analysis (SNA) und ESN-Reifegradmodelle werden eine immer wichtigere Rolle spielen. Unternehmen, die in ESN Zeit, Geld und Energie investieren, wollen selbstverständlich genau wissen, ob sie die definierten Ziele wie besseres Engagement, größere Zusammenarbeit und mehr Innovation erreicht haben. Dazu sind relevante KPIs, Dashboards und Auswertungsmöglichkeiten wie SNA wichtig. Wenn wir über technologische Trends reden, werden Cloud-basierende Implementierungen mit Sicherheit eine wichtige Rolle spielen.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich freue mich bereits jetzt auf den fachlichen Wissens- und Erfahrungsaustausch mit den mehr als 1.000 internationalen Besucherinnen und Besuchern.

Vielen Dank für das Interview, Herr Kiefer!

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Stefan LutherIm heutigen Interview äußert sich Stefan Luther von ALOS zur Prozessoptimierung im Automotive-Bereich.

Stefan Luther ist seit 1987 in der IT tätig. Nach Prozessautomatisierung im Großrechnerumfeld hat er 2001 zunächst das Kompetenz-Center für die elektronische Dokumentenverwaltung bei der Deutschen Rentenversicherung aufgebaut, später kam der Workflow für die Fachverfahren dazu. So konnte er zahlreiche Erfahrungen bei der Einführung von großen DMS-Lösungen gewinnen. Luther hat aus seiner Erfahrung die These entwickelt, dass DMS niemals ein Standard sei. Die Hersteller stellten die Werkzeuge bereit, die Lösung müsse jedoch individuell für die Prozesse in jedem Unternehmen anpasst werden. Luther wechselte im Juni 2013 von der Deutschen Rentenversicherung zu ALOS und ist dort als Projektmanager tätig.

1. Herr Luther, Sie sind Referent bei der ECM World für einen Praxisvortrag zu Prozessoptimierung und neuer Arbeitsorganisation im Automotive-Bereich. Welche drei Schlagworte charakterisieren die Inhalte Ihres Vortrags?

Nähe zum Kunden – Wünsche verstehen – Lösungen realisieren

2. Ist die Prozessoptimierung durch die Anstrengungen der letzten Jahre denn nicht ausgereizt? Welche Herausforderungen gibt es da noch?

Keinesfalls ist die Prozessoptimierung ausgereizt. Im Bereich der operativen Geschäftsprozesse, sprich Einkauf und Verwaltung, wird erst jetzt auf die DMS-Lösungen zugegriffen.

Das Feld der Geschäftsprozessoptimierung beginnt beim Posteingang und wird bei korrekter Umsetzung jeden Verwaltungsprozess im Unternehmen betreffen. Dies kann dann vom Urlaubsantrag bis zur vollständigen beleglosen Steuerung durch das Unternehmen gehen.

Die klare Herausforderung ist es, den Kunden deutlich zu machen, dass es hierfür bisher keine Standards gibt.

Kein Ablauf in einem Unternehmen ist auf ein anderes Unternehmen übertragbar. Auch wenn die Lösungen ähnlich sind, gilt es diese im Detail vor einem Projekt zu klären. Mit ZUGFeRD könnte sich dies langfristig bei der Rechnungsverarbeitung ändern. Das Interesse ist da, aber es bleibt abzuwarten, wie die Akzeptanz hierzu ist.

3. Welche neuen Entwicklungen gibt es bei der Arbeitsorganisation?

Das effektivere und schnellere Arbeiten steht im Vordergrund. Ich rechne in den nächsten Jahren mit einer verstärkten Nutzung von mobilen Lösungen. Produkte hierfür sind vorhanden, aber der Nutzen wird noch nicht überall erkannt.

4. Was gibt es für Besonderheiten im Automotive-Bereich? Was ist dort anders als bei anderen Bereichen?

Der Anspruch in der Automotive-Sparte an effektiven und kostengünstigen Prozessen ist sicherlich ganz besonders hoch. Solche branchenspezifischen Anforderungen müssen bei der Umsetzung von DMS-Projekten berücksichtigt werden.

5. Beherrschen die aktuellen ECM-Systeme im Bereich Workflow alles Wesentliche oder haben Sie Wünsche, wo Sie sich eine bessere Unterstützung wünschen?

Wie bereits gesagt, beim Workflow gibt es keine Standards. Dennoch wären modularen Lösungen wünschenswert, da diese sich weitaus schneller umsetzen lassen und der Return on Investment (ROI) für die Kunden somit sehr schnell einsetzt. Allerdings muss der Kunde dann bereit sein, seine Prozesse an die Software anzupassen. Damit geht der individuelle Lösungsansatz, den auch nicht jedes Produkt leisten kann, verloren.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich erwarte einen lebendigen Kommunikationsaustausch und habe den Wunsch, dass die Kunden ihre Forderungen an die Hersteller deutlich formulieren. Nur so kann man den Bedürfnissen der Kunden näher kommen.

Vielen Dank für das Interview, Herr Luther

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Marcus KüppersIm heutigen Interview befragen wir Marcus Küppers von der BCT Deutschland GmbH zu Erfahrungen bei ECM-Projekten.

Marcus Küppers ist seit mehr als sieben Jahren in der IT-Branche mit speziellem Fokus auf den Schwerpunkten EIM, ECM, DMS und BPM tätig. Als Projekt-Manager bei der BCT Deutschland GmbH ist er verantwortlich für die Planung sowie erfolgreiche Umsetzung von Projekten, aber auch für die Betreuung von Bestandskunden  und der Akquise von Neukunden. Herr Küppers verfügt über eine langjährige Erfahrung im Projekt-Management und ist vor allem im Bereich der EUREGIO bestens vernetzt.

1. Herr Küppers, Sie sind Referent bei der ECM World für einen Vortrag über ECM in der Praxis. Welche drei Schlagworte charakterisieren die Inhalte Ihres Vortrags?

Projektverlauf, ERP-Integration und Unternehmensabläufe.

2. Was sind die Herausforderungen bei einem Projekt, wenn es darum geht individuelle Unternehmensabläufe abzubilden?

Es ist wichtig, sowohl den Prozessverantwortlichen als auch die Endbenutzer beim Beschreibungs- und Digitalisierungsprozess mit einzubeziehen. Macht man dies nicht, erkennen sich die Nutzer nachher in ihrer Arbeitsweise nicht wieder, was wiederum zu einer Ablehnung des Systems führt. Darüber hinaus ist es wichtig, dass genau festgestellt wird, welche Outputs (also welche Managementinformationen) gewünscht sind. Auf dieser Grundlage kann der Prozess nach Maßstäben des Lean-Managements eingerichtet werden. Das soll verhindern, dass zu viele Daten und Ausnahmen protokolliert werden, die kaum oder gar nicht verwendet werden. Schließlich muss im Voraus eine klare Abgrenzung (funktional und bezogen auf die technische Ausführung) gemacht werden, um das Projekt optimal managen zu können und somit im Budget, in der Zeit und im Rahmen zu bleiben.

3. Was sind die wichtigsten Faktoren für die Akzeptanz der Mitarbeiter bei der Integration vorhandener Applikationen in ein ECM-System?

Ausgangspunkt bei der Realisierung einer Integration ist der Faktor, dass der Nutzer weiterhin in seinem Primärsystem arbeiten kann und das ECM-System de facto transparent für sie oder ihn ist. Das bedeutet, dass der Nutzer beispielweise direkt aus seinem primären System heraus Dokumente im ECM-System speichern und abrufen kann. Das ECM-System ist dann eine Anwendung, die für den Nutzer nicht sichtbar ist. Wird eine Integration auf diese Weise realisiert, müssen die Nutzer nicht in beiden Systemen arbeiten und benötigen auch keine Kenntnisse im Umgang mit dem ECM-System. Dieser Aspekt kommt der Akzeptanz zugute.

4. Wenn Sie sich die Projekte der letzten Zeit betrachten, welche Entwicklungen gibt es im Bereich der Anwendungsintegration?

Die wichtigste Erkenntnis ist die, dass Integrationen mehr und mehr auf der Basis von (internationalen) Standards vollzogen werden, was Anpassungsarbeiten und damit auch Kosten, komplexe Upgrade-Prozesse und aufwändige Verwaltungsabläufe stark vermindert.

5. Verfügen die aktuellen ECM-Systeme über ausreichende Schnittstelle für die Einbindung vorhandener Unternehmensapplikationen oder haben Sie Wünsche, wo Sie sich eine bessere Unterstützung wünschen?

Ja. Unsere ECM-Lösung verfügt über weitreichende Integrationsmöglichkeiten wie den Import/Export (beispielsweise für asynchrone Verknüpfungen auf CSV- oder XML-Basis). Für synchrone Verknüpfungen können Webservices und CMIS verwendet werden.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Erfahrungsaustausch und Aufnahme von neuen Perspektiven im Bereich ECM.

Vielen Dank für das Interview, Herr Küppers!

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Manfred Terzer Im heutigen Interview nimmt Manfred Terzer von der Kendox AG Stellung zum Konzept  “ECM as a Service”.

Manfred Terzer, 55, ist IT-Unternehmer, Geschäftsführer und Mehrheitsgesellschafter der Kendox AG, einem Hersteller von moderner Dokumentenmanagement-Software mit Hauptsitz in der Schweiz und Niederlassungen in Deutschland und Österreich. Manfred Terzer hat ECM-Branchenerfahrung seit 1988 und war Mitbegründer und langjähriger Technologievorstand von Solitas Informatik AG, dem Hersteller von InfoStore for iSeries, der mit über 1.000 Installationen erfolgreichsten Dokumentenmanagement-Lösung für IBM i (AS/400) Anwender in D/A/CH (heute: Comarch ECM).

Von 2006 bis 2010 war Manfred Terzer Vorstandsvorsitzender der Infoniqa Gruppe, einer IT-Gruppe mit Sitz in Wien und Präsenz im gesamten deutschsprachigen Raum. Seit dem Jahr 2011 beschäftigt sich Manfred Terzer mit Business Cloud-Lösungen für Dokumentenarchive und Dokumentenprozesse. Mit der Kendox AG betreut er eine steigende Zahl von Cloud Service-Kunden.

1. Herr Terzer, Sie sind Teilnehmer bei der ECM World in dem Panel “ECM as a Service – Utopie oder Wirklichkeit?” Welche drei Schlagworte charakterisieren das Thema ECM as a Service?

Funktionsumfang: Voll ausgebaute ECM-Systeme sind heutzutage funktionsreiche, umfängliche Lösungen. Welche dieser Funktionen in einem ersten Schritt erfolgreich in „ECM as a Service“ überführt werden können, ist noch endgültig zu klären. Bei Kendox hat sich „back to the roots“ als erfolgreiche Strategie herausgestellt – einfache, rechtskonforme Dokumentenarchivierung in der gesicherten Cloud. Andere Anbieter verfolgen andere Konzepte, z.B. im Bereich des Austauschs von Informationen zwischen Unternehmen und Nutzern

Diffusion mit anderen Service-Lösungen: Wird ECM (ohnedies schon ein Kunstwort) als eigenständige Anwendungskategorie bestehen können? Schlagworte wie Social Media, Enterprise Collaboration, Big Data, Cloud Storage usw. illustrieren die Vielseitigkeit und Dynamik eines vergrößerten Marktumfeldes. Auch die – erstaunliche, rasch vor sich gehende – Verlagerung von klassischen ERP-Funktionen in die Cloud stellt neue Integrationsanforderungen. Die richtige Bündelung und die kluge Zielgruppenausrichtung werden zu entscheidenden Fragen.

Marktzugänge und Vertriebswege: Manche frühen „Enterprise Cloud“-Initiativen sind bereits gescheitert, weil keine ausreichende Marktpräsenz im „Internet“ hergestellt werden konnte. Wie wird eine „ECM as a Service“ Lösung vermarktet? Im Direktvertrieb, klassisch über Vertriebspartner oder doch eher über Marktplätze im Internet? Wie und welche Marktplätze gibt es und welche eignen sich für ECM-Service-Lösungen? Und was sagen die Kunden dazu? Spannende Fragen, zu denen man Antworten am ehesten bei den Anbietern aus dem Internet Consumer Business entlehnen kann.

2. Wie groß sind die technischen Anforderungen, um ECM as a Service heutzutage zu nutzen?

Meiner Meinung nach sind drei Hauptanforderungen zu bewältigen:

  1. Mehrmandanten-/Rechenzentrumsbetrieb und Cloud-Service-Konzeption: Die Basis-Software muss modular und flexibel im Rechenzentrum einsetzbar und vor allem nahezu unbegrenzt skalierbar sein. Die Funktionen müssen über veröffentlichte Services im Web verfügbar sein. Die Integration mit anderen Cloud-Anwendungen über standardisierte Schnittstellen muss möglich sein. Mehrmandantenfähigkeit muss 100%-ig erfüllt sein. Wenn Kunden den Service kündigen, muss klar sein, wie die Daten zurückgegeben werden.
  2. Benutzerführung und Anwendungsmodell: Die Benutzeranwendungen müssen ohne Einschulung und langwierige Einführungsprozesse in Betrieb genommen werden können. Stichworte hierzu sind „Selfservice“ und „Instant use“. Dabei müssen mobile Geräte und Web-Anwendungen, aber auch weiterhin klassische „Full Featured“ Web-ECM-Clients (Expertenanwendungen) unterstützt werden.
  3. Einbindung in Cloud-Infrastrukturen, Plattformen und Marktplätze: Auch wenn es natürlich möglich ist, bestehende Lösungen aus den 1990er Jahren, z.B. über Virtualisierung, „in die Cloud“ zu bringen, müssen zukunftsorientierte Cloud-Lösungen, sei es für ECM oder für andere Bereiche, die Interaktion mit verschiedenen „Wirtsumgebungen“, sprich „managed infrastructure“, Softwareplattformen und Marktplätzen (App Stores) beherrschen.

Für ECM stellt sich zudem die Frage der Obergrenze der zumutbaren Komplexität – einfache Dokumentenarchivierung in der Cloud ist ohne größere Vorkenntnisse nutzbar, komplexe Workflows und Office-Funktionen sind schwieriger umzusetzen. Bei Volumen-Anwendungen (z.B. Scanning oder Übernahme von Computer-Output aus Fachanwendungen) sind physikalische Grenzen (z.B. Leitungskapazitäten) zu beachten.

3. Was sind die wesentlichen Punkte, die ein Unternehmen bei der Umstellung auf eine Service-Lösung berücksichtigen muss?

Leitungsqualität: Die Netzwerkverbindung zum Service muss verlässlich und schnell sein. Redundanz macht Sinn.

Funktionale Einschränkungen: Ein Merkmal „echter“ Cloud Services ist es, dass sie per Definition auf die Bedürfnisse vieler Kunden zugeschnitten sind. Das bedeutet, dass funktionale Einschränkungen zu erwarten sind.

Benutzerführung / Anwendungsmodell: Wenn wir von „echten“ Service-Lösungen sprechen, dann ist die Benutzerführung verändert, so dass Benutzer einfacher und selbstständiger, also auch ohne die Unterstützung der IT-Abteilung, die Systeme nutzen können.

Upgrade: Zeitpunkt und Umfang von Aktualisierungen der Service-Lösung liegt üblicher Weise nicht in den Händen des Kunden.

Erschwerte Integration: Je nach Integrationsnotwendigkeit mit im Haus installierten anderen Lösungen oder mit anderen Service-Lösungen entstehen spezifische Aufwendungen. Auch sind Volumen-Begrenzungen zu berücksichtigen – so macht z.B. der Transfer von Tausenden von gescannten Dokumenten über Internet-Leitungen meist keinen Sinn.

Support und Service: Da Service-Lösungen von der Tendenz her mit einer vorgegebenen Standardfunktionalität und mit möglichst geringer Vorab-Adaption in Betrieb genommen werden, verändert sich das typische Einführungsprojekt. Ausbauten und Adaptionen werden erst in Angriff genommen, wenn die Service-Lösung bereits läuft.

Service-Beendigung: Beim Ende der Nutzung eines Dienstes müssen Daten und evtl. zugehörende weitere Informationselemente in einem geregelten Verfahren retourniert werden. Bei ECM-Lösungen sind oftmals riesige Daten- und Dokumentenarchive zu berücksichtigen. Am besten klärt man diese Punkte, bevor man einen Cloud-Abo-Vertrag unterschreibt.

4. Verlieren Unternehmen bei einer Service-Lösung nicht die Hoheit über ihre Daten?

Das ist eine Frage der Anbieterqualität und der Verträge. In der fortgeschrittenen, arbeitsteiligen IT-Welt, die sich inzwischen etabliert hat, nutzen Unternehmen vermehrt externe Service-Lösungen. Sie müssen dies oft auch tun, nur um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Eine spezielle Frage betrifft die Rückgabe der Kundendaten beim Ende des Service-Vertrags. Diesen Aspekt habe ich unter Punkt 3 bereits angesprochen.

Besonders sensible Daten werden meiner Meinung nach auch in Zukunft meistens im eigenen Haus gespeichert bleiben und mit lokal verfügbaren Anwendungen bearbeitet werden. Das ist alleine schon der Psychologie geschuldet.

5. Welche besonderen Herausforderungen sehen Sie für ECM as a Service in Deutschland?

Die gesetzlichen Anforderungen stellen besonders hohe Anforderungen (Datenschutz, Auftragsdatenverarbeitung), die – streng genommen – mit einer Service-Lösung oftmals gar nicht zu 100% erfüllt werden können.

Darüber hinaus wird es interessant sein, zu sehen, wie gut die starke Community der deutschen ECM-Anbieter (zu denen ich mein Unternehmen auch zähle, obwohl es den Hauptsitz in der Schweiz hat) den Sprung in die „ECM as a Service-Welt“ schaffen wird und in welchem Ausmaß neu in die Branche drängende Anbieter Fuß fassen werden können.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich begrüße die Initiative, diese Veranstaltung ins Leben zu rufen. Wie bei den meisten neuen Veranstaltungsformaten ist zu erwarten, dass sich die Akzeptanz wohl erst nach mehreren Durchführungen, sprich Jahren, zeigen wird. Die Premiere kann immer gut oder schlecht ausfallen. So gesehen, erwarte ich zwei spannende Tage mit interessanten Vorträgen und vielen neuen Kontakten, habe mir aber kein konkretes Ziel gesteckt.

Vielen Dank für das ausführliche Interview, Herr Terzer!

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