Entlang der Thesen aus meinem letzten Blog-Beitrag ergab sich in der XING-Themengruppe “Information & Document Management” eine interessante Diskussion: Verschiedene Experten und Marktbegleiter rund um Dr. Ulrich Kampffmeyer diskutierten ihre Sichtweisen zu den Treibern, der Umsetzung in den Unternehmen und dem Lösungsangebot im Markt.

ECM mit Weitblick

Dabei diskutierten sie das Themenfeld aus verschiedenen Perspektiven durchaus kritisch und teilweise sehr provokant. Der gemeinsame Nenner war dabei, dass das Anwendungsfeld rund um die Erfassung, Koordination, Extraktion, Archivierung und Bereitstellung von “werthaltigen und aufbewahrungspflichtigen” Unternehmensinformationen in einem Umbruch steht. Die AIIM hat hierzu in ihrem Jahresreport die Prognose herausgegeben, dass der bisherige Konzeptansatz zum ECM im Jahre 2020 überholt sei.

Im Folgenden habe ich die verschiedenen Punkte der Diskussion strukturiert und die wesentlichen Aussagen zusammengefasst.

Die ECM-Überlegungen dürfen nicht beim Dokument stehenbleiben

Während das klassische ECM-Verständnis seinen Ursprung in der Fokussierung auf dem Prozessobjekt als der “schwachstrukturierten oder unstrukturierten” Geschäftsinformation findet, steht für die Unternehmensrealität heutzutage der Prozess aus Anwendersicht im Vordergrund. Hier sind es die Fachanwendungen, die den “Ton” angeben und den Anwender effektiv und effizient unterstützen sollen. Das Informationsmanagement muss sich hierin gut integrieren und alle für den Geschäftsprozess relevanten Informationen – seien sie strukturiert oder unstrukturiert sowie intern oder extern in cloudbasierten Repositories gespeichert – berücksichtigen. Deshalb sehen die Experten in der Diskussion den ECM-Begriff als nicht umfassend genug an und fordern eine weitreichende Begriffsdefinition.

Auf der ECM World diskutieren wir daher die Erfahrungen und Erfolgsfaktoren für die Integration in Fachanwendungen auf der Daten- und Prozessebene. Ebenso kommen die Möglichkeiten bei Workflows und Geschäftsregeln, die aus dem jeweiligen fachlichen Kontext erwachsen und entlang des Informationslebenszyklus angewandt werden müssen, zur Sprache. Denn die Integration muss immer beidseitig sein und dem Anwender die höchstmögliche Flexibilität in seiner Arbeitserledigung bieten. Zudem sollte sie ihn in seiner auf Geschwindigkeit und Durchsatz ausgerichteten Arbeitswelt bestmöglich unterstützen.

ECM muss als wichtige Funktions-Zwischenschicht verstanden werden

Abseits der Gegenstandsbestimmung sind sich die Experten einig, dass das Thema “angesichts der Informationsflut und der immer größer werdenden Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von Information sogar an Bedeutung als notwendige Infrastruktur” gewinnt. Aber eben als Basis-Infrastruktur, die sich nahtlos in die Prozessebenen integriert und jederzeit einen ganzheitlichen Blick auf die gesammelten Informationen zum Geschäftsvorgang ermöglicht.

Die AIIM lässt in dem oben genannten Report zu diesem Punkt den Zukunftsforscher Thornten May zu Wort kommen: “Every organization, every executive, every individual, every object is on a digital journey and content is at the heart of that journey. Content is ubiquitous and critical, but ECM is rapidly becoming invisible.”

Darüber, wie sich dieses neue, “unsichtbare” Informationsmanagementkonzept darstellt, ist man sich weiterhin uneinig. Zum einen besteht die Prognose, dass sich weite Teile davon in die Cloud verlagern. Jedoch nicht im Rahmen eines ganzheitlichen Serviceangebotes, sondern als Vielzahl von Best-of-Breed-Ansätzen entlang von definierten Industriestandards. Hier wird davon ausgegangen, dass eine Art ECM-Service-Cloud entsteht aus der bei Bedarf benötigte Funktionsservices ausgewählt und in den Prozess eingebunden werden können.

Zum anderen wird es in diesem Spiel immer Platz für Informationslogistik-Lösungen geben, die das Zusammenspiel der Cloud-Services im Kontext der Fachanwendungen orchestrieren. Auch hier gilt, dass sich Standards etablieren werden, entlang derer Metadaten und Objekte im Prozess ausgetauscht werden können. Einig sind sich sowohl die Experten in der XING-Diskussion als auch die Autoren des AIIM Reports, dass die Tage für monolithische Systemkonzepte gezählt sind.

Im Rahmen der ECM World wird auch dieses Thema adressiert – sowohl über die Keynotes als auch in verschiedenen Fachbeiträgen wie z.B. der neuen Bedeutung von Metadaten oder der Diskussion zur ECM Service Cloud.

Unternehmensseitiges Informationsmanagement weiterhin nur unzureichend gelöst

Auf der Unternehmensseite gibt es zu diesem Thema weiterhin Nachholbedarf, da hier immer noch viel zu viele relevante Geschäftsinformationen nicht elektronisch oder im Dateisystem organisiert werden. Laut einer aktuellen AIIM-Studie vertrauen nach wie vor 62% der befragten Unternehmen auf ein Dateisystem als ergänzende Informationsmanagement-Infrastruktur. Verschiedene Studien belegen den direkten Zusammenhang zwischen ineffizientem Informationsmanagement und der Wirtschaftlichkeit. Ein Beispiel hierfür ist die Studie von IDC, die in dem Zustand einen Produktivitätsverlust von 21% angibt. Darüber hinaus sind die Risiken durch die unzulängliche Erfüllung von regulatorischen Anforderungen sowie der Engagement-Verlust bei den Mitarbeitern durch eine nicht zufriedenstellende Unterstützung bei der Arbeitserledigung zu sehen.

Die Verbesserung der ineffektiven Informationsmanagement-Ansätze hat daher für das digitale Zeitalter eine strategische Bedeutung. Diese stellt nicht nur den technologischen Bereich in Frage, sondern auch die bestehenden Prozesse im Unternehmen. Letztendlich ist dies das transformatorische Element, was auch ein Veränderungsmanagement auf Seiten der Anwender benötigt. Im Rahmen der ECM World werden hierzu verschiedene Projekterfahrungen besprochen, die die Herausforderungen und Erfahrungswerte in der Projektumsetzung fokussieren.

Insgesamt ist die Problemstellung hinter der ECM-Begrifflichkeit – sprich hinter dem unternehmensweiten Informationsmanagement – weiterhin nicht zufriedenstellend gelöst. Dies rechtfertigt sicherlich die Diskussionen auf der ECM World und auf vielen weiteren Branchen-Events. Als Fazit aus der XING-Diskussion und dieser Zusammenfassung ist festzuhalten, dass es dabei nicht um die Definition des Lösungsmarktes, sondern um die Lösung des Anwendungsproblems der Unternehmen gehen sollte.

Vielen Dank an dieser Stelle nochmals den Mitwirkenden der XING-Diskussion – allen voran Dr. Ulrich Kampffmeyer für die Moderation.

Registrieren Sie sich jetzt und diskutieren Sie mit uns am 15. & 16. September 2015 in Düsseldorf zur Zukunft des ECM-Ansatzes!

Veröffentlicht unter Allgemein.

2 Gedanken zu „ECM – weiterhin wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen!

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