Das klassische Konzept des Enterprise Content Management ist in die Jahre gekommen. Als Lösungsansatz für die Sicherung und Verwahrung von Unternehmensinformationen ist es zwar ein wichtiger Teil der IT-Infrastruktur, muss aber hinsichtlich einiger Statuten in Frage gestellt werden. Der klassische ECM-Ansatz wird den Ansprüchen der heutigen Unternehmensrealität nur teilweise gerecht. Daher wird vermehrt ein Überdenken des Ansatzes gefordert.

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Die Digitale Arbeitswelt und die prognostizierte Agonie des ECM-Ansatzes

Viele Experten sehen mit der digitalen Arbeitswelt das Ende des klassischen ECM-Ansatzes kommen. Zu sehr dokumentenzentriert, zu monolithisch, zu wenig anwenderorientiert – so die Bewertung des Systemansatzes durch die Kritiker. Dabei bezieht sich ECM sehr stark auf den klassischen Ansatz des Dokumentenmanagements und somit dem strukturierten Verwalten von digitalisierten Dokumenten in einer vom Unternehmen vorgegebenen Struktur mit festgelegten Prozessen.

Die digitale Arbeitswelt verlangt flexible Arbeitsweisen bei denen gleichzeitig die Sicherheits- und Compliance-Standards der klassischen Welt gelten. Der Mitarbeiter braucht heutzutage eine optimale Unterstützung im Geschäftsprozess. Suchzeiten für Informationen müssen vermieden bzw. dezimiert werden. Relevante Informationen sollten im Kontext der Tätigkeiten und Prozesse verfügbar gemacht werden. Zu jedem Zeitpunkt ist eine ganzheitliche Sicht auf den Geschäftsvorgang nötig – von überall und von jedem Endgerät.

In der digitalen Arbeitswelt müssen die Prozesse aus Sicht des digitalen Kunden gedacht werden. Digitale Selbstbedienungsprozesse ersetzen klassische dokumentenbasierte Prozesse. Dabei bleibt jedoch die Anforderung nach einer Dokumentation der Geschäftsvorfälle. Hier ergeben sich neue Herausforderungen für die nächste Generation des ECM, die weit über die Verwaltung und Archivierung von digitalisierten Dokumenten hinausgeht.

Vor diesem Hintergrund kann demnach nicht vom Ende des ECM-Ansatzes gesprochen werden, sondern von der Notwendigkeit einer digitalen Transformation des ECM-Gedankens.

Entwicklungslinien für die digitale Transformation des ECM-Ansatzes

An nahezu jeder „Straßenecke“ ist zu hören, dass die digitale Transformation radikale Veränderungen mit sich bringen wird. Aber was bedeutet das konkret für das Thema ECM? Fakt ist, das ECM wird bleiben. Jedoch stellen verschiedene Faktoren den heutigen überwiegend geschlossenen Ansatz an verschiedenen Punkten in Frage.

John F. Macini, Präsident des AIIM, hat in einer Beitragsreihe im AIIM-Blog einige Prognosen zu den Veränderungen des ECM-Ansatzes aufgestellt:

  • The Questioning of Enterprise IT Reaches Critical Mass
  • The Death of Records Management – As we Know It
  • The End of the Era of Cloud Geo-Neutrality
  • Case Management Lights Up, Or A Rose By Any Other Name?
  • Security Shifts from the Perimeter and the Device to the Asset Itself
  • The “I” in “IT” Finally Becomes Real
  • Email Becomes Cool Again
  • The Commoditization of File Sync and Share
  • Collaboration Steals the Show From Enterprise Social

Quelle: http://info.aiim.org/are-you-prepared-for-digital-disruption

Macini prognostiziert im Kern die Auflösung des klassischen ECM-Monolithen in verschiedene serviceorientierte Bausteine. Anwendernahe Funktionen, z.B. das Erfassen, Klassifizieren, Auszeichnen und die Überarbeitungsverfolgung von Informationen, werden teils automatisiert und teils in Service-Bausteine ausgelagert, die in jeden Anwendungskontext eingebunden werden können. Sie müssen nahtlos in die Geschäftsprozesse und neuen digitalen Anwendungen integrierbar werden.

Die Basisfunktionen zur langfristig sicheren, nachweisbaren und reproduzierbaren Aufbewahrung und Archivierung der Geschäftsinformationen sind hiernach in einer serviceorientierten Basis-Infrastruktur gebündelt, die im Hintergrund bleibt. Verschiedene Lösungsansätze aus dem Enterprise File Storage & Sharing Bereich zeigen, wohin die Reise geht: Reduziert auf einige wenige Basisfunktionen, die über eine API in jeden Kontext eingebunden werden können und die durch ein Ökosystem mit einzelnen Spezialanwendungen für die anwendernahen Funktionsbereiche ergänzt werden.

Vieles davon hört sich sehr visionär und schwer umsetzbar an. Doch die Anforderungen an eine höhere Geschäftsagilität sind bereits für Unternehmen spürbar. Auch der Kunde, der möglichst umfassend digital bedient werden will, ist heutzutage Realität. Die digitale Transformation ist für viele Unternehmen eine akute Fragestellung. Im Zuge dieser Diskussion ist das unternehmensweite Informationsmanagement nicht mehr auszugrenzen. Deshalb müssen Fachverantwortliche Antworten zu den zukünftigen Lösungsansätzen geben.

Diskussion zur nächsten Generation des ECM-Ansatzes

Die Weiterentwicklung des ECM-Ansatzes wird unter verschiedenen Begriffen und Akronymen diskutiert. Beispielsweise auf Twitter unter dem Hashtag #ECMnext. Die Diskussion dieser Trends und ihrer Konsequenzen für den Lösungsansatz ist auch Teil der ECM WORLD 2015. Hier stehen beispielsweise die aktuellen Veränderungen des unternehmensweiten Informationsmanagements auf dem Programm. Verschiedene Fallbeispiele zeigen, wie Unternehmen das Thema „digitale Transformation“ in Bezug auf das Informationsmanagement angehen.

Registrieren Sie sich jetzt und diskutieren Sie mit uns am 15. & 16. September 2015 in Düsseldorf zur Zukunft des ECM-Ansatzes!

Veröffentlicht unter Allgemein.

12 Gedanken zu „ECM auf dem Weg zur nächsten Generation

  1. Der Ansatz von Macini ist absolut nachvollziehbar. Obwohl wir selbst klassischer Anbieter eines ECM/DMS sind (wie lieben eher die moderne Fassung als “digitaler Arbeitsplatz”), wird die Bedeutung der für sich eingekapselten Lösungen in allen Bereichen (ERP, ECM, PLM, WCMS, etc) sich langfristig auf eine interagierende Servicearchitektur ändern. Dazu habe ich auch 2014 meine kompakte Ansicht dieser Zukunft in einem Blog dargestelllt (http://bit.ly/1Hdo76T).

    Wer einmal mit Lösungen, wie IFTTT, gearbeitet hat, sieht ganz klar diese logische Entwicklung. Warum soll ein ECM Anbieter aufwendige Integrationen zu einer Warenwirtschaft oder in ein CRM entwickeln? Warum soll ein CRM Anbieter aufwendig ein eigenes DMS entwickeln? Warum soll ein DMS Anbieter eine SMS Funktion selbst entwickeln? Warum sollte man Metadatenextraktionsengines nicht allgemein allen passenden Lösungen bereit stellen?

    Einfach gesagt: Teure DLLs in monolitischen Lösungen ersetzen sich durch günstige Services. Die Cloud macht es möglich.

    Die Zukunft sehe ich in der Orchestrierung dieser Best-of-Breed Services. Unternehmen werden Erfolg haben, wenn sie die besten und passendsten Services für ihre persönliche Lösung zusammenführen. Wir sollten auch endlich anfangen, Unternehmensübergreifend zu denken. Wir brauchen selbstverständliche verbindliche unternehmensübergreifende Workflows. Auch dies ist über Services kein Problem.

    Letztendlich wird dies auch für ECM Anbieter betriebswirtschaftlich interessant: Warum soll ich sehr aufwendig für wenige tausend Unternehmen eine aufwendig zu integrierende ECM Lösung vermarkten, wenn REST/JSON fähige ECM Services für Dokumenterkennung, Versionierung, Annotations, Dateivorschau, Dateikonvertierungen etc für viele Millionen Anwender für geringe Subscriptionkosten verfügbar werden? ECM Technologien gehören als Services AUF (cloudfähige) Ablageinfrastrukturen. Im Grunde wird ECM das, was es immer sein sollte: Die Basis der Informationsinfrastruktur der Unternehmen. Das, was es bislang nicht geschafft hat. ECM ist nicht tot, sondern wir müssen es einfach weiter denken. Und darin liegt seine große Zukunft.

    Das wird aber alles nicht “heute” geschehen sondern dies wird ein mittelfristiger Trend. Ich sehe in fünf bis zehn Jahren ansprechende Events mit den besten Orchestrationstools für Services. Und Anbieter, die kaum mehr eine eigene monolitische UI anbieten, sondern in der Infrastruktur des Internets verankert sind.

    Viele Grüße aus dem gerade sonnigen Oldenburg
    Jens Büscher, CEO amagno

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