In den vergangenen Wochen haben wir an dieser Stelle bereits intensiv über die notwendigen Veränderungen im Verständnis zum ECM-Ansatz gesprochen, den es bedarf, wenn man sich den Anforderungen der digitalen Arbeitswelt stellen will. Auch ein AIIM Report im Frühjahr diesen Jahres hat das Ende von ECM – als geschlossenen Systemansatz für die Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung von Unternehmensinhalten – ausgerufen.

matthias-bauer-foto.256x256Wir wollten der Sache noch einmal auf den Grund gehen und haben mit Matthias Bauer von Alfresco gesprochen. Alfresco unterstützt die ECM WORLD erstmals als Gold-Sponsor und treibt das Thema ECM der nächsten Generation voran. Matthias Bauer ist Senior Solutions Engineer bei Alfresco und für den technischen Vertrieb in der DACH-Region zuständig.

1) Herr Bauer, laut AIIM wird sich das ECM-Konzept bis 2020 grundlegend verändern. Was ist Ihre Meinung zu dieser Prognose?

Auch wir glauben, die Verarbeitung von Content startet gerade in eine neue Ära und erfordert eine neue Technologie-Generation. Der Autor der Studie bringt es auf den Punkt, wenn er die Anwender von Systemen, die auf rund 20 Jahre alter Technologie basieren, auffordert zu erkennen, dass sie sich in einer Sackgasse befinden und es Zeit für eine Kehrtwende ist. Ein System zu verbiegen, das für diesen Wandel nicht gemacht ist, bringt nichts. Für AIIM ergibt sich aus dieser neuen Ära auch die Forderung nach einem neuen Namen. Die Begriffsdiskussion halte ich eher für sekundär. Entscheidend ist, es gibt wesentliche Trends, die den Markt verändern. Laut AIIM sind dies Consumerization, Cloud und Mobile sowie das Internet der Dinge. Wir beobachten das ganz ähnlich.

2) Was sind die großen Treiber für die Veränderung des ECM-Ansatzes?

Wir haben aus Kundengesprächen vier wesentliche Treiber ausmachen können:

Neue Arbeitsweisen: Wenn Mitarbeiter auf Geschäftsunterlagen zugreifen und gemeinsam daran arbeiten, darf das nicht komplizierter sein als die Online-Buchung eines Hotelzimmers. Außerdem erwarten sie, dass Content-Management-Technologien mobiles Arbeiten und effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.

Verschwindende Unternehmensgrenzen: Unternehmen sind heutzutage keine vollkommen eigenständigen Einheiten mehr. Sie sind Teil eines Netzwerks aus Unternehmen, Lieferanten, Händlern, Mitarbeitern, Freiberuflern und Kunden. Daher ist es nötig, Content und Prozesse in diesem erweiterten Geschäftsumfeld gemeinsam mit anderen nutzen zu können.

Exponentielles Wachstum von Content: Laut IDC-Prognosen wird die Menge an digitalen Inhalten zwischen 2010 und 2020 um das 50-fache steigen; 90 Prozent davon in Form unstrukturierter Daten, wie E-Mails, Dokumente und Video. Dieses „Big Data“-Problem macht Content Management zu einer größeren und komplexeren Herausforderung denn je.

Hybride IT-Strukturen und Modelle: ECM-Systeme müssen heutzutage traditionelle lokale Deployments (On-Premises), Virtualisierungen in der privaten Cloud und SaaS-Lösungen in der öffentlichen Cloud unterstützen – sowie alle denkbaren Zwischenstufen. Nur flexible Bereitstellungsoptionen bieten der IT die nötige Flexibilität, den sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen zu begegnen.

3) Welche Anforderungen werden dadurch an das unternehmensweite Informationsmanagement gestellt?

Weil Information als Produktionsfaktor und als Wirtschaftsgut immer mehr an Wert gewinnt, müssen Unternehmen die Kontrolle, die Sicherheit und den Überblick über ihre Daten und Dokumente behalten – oder vielmehr zurückgewinnen. Dabei dürfen sie ihr Denken und ihre Prozesse nicht nur auf das eigene Unternehmen konzentrieren. Sie müssen im Sinne eines “extended enterprise” alle Geschäftspartner mit einbeziehen. Technologisch ist dies heutzutage ohne Medienbrüche möglich. Die begleitenden Prozesse und Systeme müssen allerdings flexibel und zukunftsfähig genug sein, um die laufenden Änderungen der Rahmenbedingungen mitzumachen. Offene Schnittstellen sind hier ein Thema. Dieser ständige Wandel wird sich in den kommenden Jahren und Jahrzehnten eher noch beschleunigen. Darauf müssen sich die Menschen und Unternehmen einstellen.

4) Wenn Sie Cloud als Treiber für die Veränderung sehen, meinen Sie damit, dass es ECM in Zukunft als Komplettlösung aus der Cloud geben wird?

Wir bewegen uns in Richtung eines ECM, das auch über die Cloud umfassende Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten bietet, ähnlich wie wir das bei der Entwicklung von CRM-Systemen beobachten konnten. Es gibt zahlreiche, hervorragende Anwendungsfälle und Geschäftsprozesse, die über eine reine Cloud-Umgebung oder eine Kombination von Cloud und On-premise perfekt unterstützt werden. Aber wir wissen aus unserer Erfahrung mit Kunden und Interessenten, dass es für viele Unternehmen keine “cloud only”-Lösungen geben wird. Zahlreiche Global Player und Behörden, die unsere Kunden sind, haben viel zu viele vertrauliche Daten, als dass dies möglich und sinnvoll wäre. Auch vor dem Hintergrund von Compliance-Richtlinien ist dies keine Option. Daher ist der einzig mögliche und sinnvolle Ansatz eine Hybrid-Lösung, die beides nahtlos verbindet. Unternehmen entscheiden dann selbst, welcher Content ausschließlich hinter der Firewall bleibt, welcher in der Private Cloud oder der Public Cloud verfübar sein kann und wie lange.

5) Mit welchen Themen sollten die Unternehmen starten, wenn Sie sich diesem Wandel stellen wollen?

Zu verstehen wie Dokumente tatsächlich genutzt werden und wie Prozesse innerhalb und außerhalb des Unternehmens tatsächlich ablaufen, kann helfen, Zeitfresser aufzuspüren und Sicherheitslücken, die sich aus dem Weiterleiten von Inhalten über private Email-Accounts oder Filesharing-Apps ergeben, zu identifizieren. Der wesentliche Erfolgsfaktor ist dabei die Einfachheit, denn Mitarbeitern muss die Arbeit schnell von der Hand gehen. Umständliches Abspeichern von Dokumenten oder das Eingeben von Metadaten sind hier unnötige Hürden.

6) Alfresco ist Sponsor und Aussteller bei der ECM World. Was sind Ihre Erwartungen an den diesjährigen Trendkongress?

Der Kongress bietet Anwendern eine hervorragende Plattform, verschiedenste Hersteller unmittelbar zu vergleichen und jenseits der Marketing-Vorträge in vertiefende Gespräche einzusteigen. Unsere moderne, offene Plattform ist hybrid und kann beliebigen Content automatisch in die Cloud synchronisieren. Kann, muss aber nicht. Wo welche Daten wie lange abrufbar sind, entscheiden allein die Unternehmen. Damit ist unsere Plattform perfekt auf die eben aufgezeigten Herausforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten. Daher erwarten wir starkes Interesse an unserem Ansatz, intensive Diskussionen zum Thema und eine äußerst positive Resonanz.

Veröffentlicht unter Allgemein.

6 Gedanken zu „Matthias Bauer (Alfresco): Wesentlicher Erfolgsfaktor für den ECM-Ansatz von morgen ist die Einfachheit in der Anwendung!

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