Über Frank Hamm

Frank Hamm ist selbstständiger Berater für Kommunikation und Kollaboration. Er berät und unterstütz Unternehmen, Organisationen und Personen bei dem digitalen Wandel. Über seine Themen Enterprise 2.0, Social Business, Social Collaboration, Public Relations, Social Media und Office Productivity bloggt er im INJELEA-Blog.

Mobile Office (Header)Eines der Themen, das viele Mitarbeiter und Führungskräfte derzeit bewegt, ist das “Mobile Office”. Mitarbeiter werden immer mobiler. Dementsprechend steigen auch die Anforderungen an die Systeme, um die es sich auch auf der ECM World dreht.

Ich bin bei den Vorbereitungen meiner Reise zur ECM World. Am Montag reise ich an, am Mittwoch reise ich wieder zurück. Wäre ich als Mitarbeiter eines Unternehmens mit ECM-, DMS- oder Archivierungssystemen zu einer dreitägigen Dienstreise unterwegs, dann stünde ich vielleicht vor ähnlichen Herausforderungen. Einerseits gibt es einige Tätigkeiten wie E-Mail-Bearbeitung, die relativ einfach zu erledigen sind. Andere wie das Einstellen oder Bearbeiten von Content können sehr schnell komplex werden – insbesondere in der Zusammenarbeit mit Kollegen.

Meine Tätigkeiten auf der ECM World drehen sich um Social Media und die Kommunikation mit Interessierten, Teilnehmern, Referenten und Organisatoren. Doch ein Smartphone reicht für eine dreitägige Konferenz nicht. Ich zeige Ihnen, welche Ausrüstung ich dabei habe.

UMTS-Router und Akkupack

Bereits auf der Fahrt zur Veranstaltung muss ich handlungsfähig sein. Das bedeutet, dass ich die Akkus meiner Geräte vollständig geladen habe, einen Akkupack zur Reserve dabei habe, und eine Datenverbindung sicherstelle.

UMTS-Router und Akkupack
UMTS-Router und Akkupack

Dasselbe gilt für die zwei vollen Konferenztage. Smartphones schlucken manchmal so viel Strom, dass es vielleicht nur bis in den Nachmittag reicht. Auf der Konferenz werde ich WLAN haben. Doch die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen mir, dass es zu Ausfällen kommen kann. Also werde ich auch vor Ort meine eigene “Datenverbindung” als Rückversicherung dabei haben. Deswegen habe ich einerseits einen UMTS-Router dabei, um über Funk mit allen meinen Geräten via WLAN online zu sein. Und andererseits habe ich einen kleinen Akkupack, der mir etwa zwei Ladungen insgesamt für mein Smartphone und mein Tablet sicherstellt.

Smartphone, Headset und Pebble

Smartphone, Headset und Pebble
Smartphone, Headset und Pebble

Für ein paar schnelle Tweets, für kurze E-Mails oder Benachrichtigungen sowie für Telefonate habe ich mein Smartphone dabei. Dazu gehören ein Bluetooth-Headset fürs bequeme Telefonieren und eine Pebble Smartwatch. Die Pebble Smartwatch hält mit Bluetooth Verbindung zu meinem Smartphone und ermöglicht mir beispielsweise mit kurzem Blick zu erkennen, ob eine eingetroffene Nachricht wichtig oder unwichtig ist.

iPad und Tastatur

iPad und Tastatur
iPad und Tastatur

Für etwas umfangreichere Aufgaben wie größere Updates in Social Media (beispielsweise Twitter, Facebook und Google Plus parallel) inklusive Schnappschüsse reicht mein iPad. Außerdem habe ich eine Bluetooth-Tastatur dabei, die mir das Schreiben etwas längerer Texte erleichtert.

Macbook, Display-Adapter und Schreibutensilien

Macbook, Display-Adapter und Schreibutensilien
Macbook, Display-Adapter und Schreibutensilien

Für die Blogartikel während der Konferenz habe ich noch mein Macbook dabei. Multitasking beim Recherchieren für einen Artikel (beispielsweise das Heraussuchen des Kurzprofils eines Referenten) geht mit einem Tablet nicht wirklich schnell. Ein 13-Zoll-Macbook reicht mir dazu jedoch vollkommen aus, und ich kann es zur Not auch auf dem Schoß liegend nutzen. Falls ich wider Erwarten das Macbook an einen Beamer anschließen müsste, hätte ich den Display-Adapter auch dabei. Der Akku des Macbooks hält etwa acht Stunden bei intensiver Arbeit. Und ohne WLAN komme ich noch mit dem UMTS-Router ins Internet.

Für Skizzen auf dem iPad habe ich noch einen Stylus dabei. Und mein Fisher Space Pen hilft mir bei kurzen handschriftlichen Notizen auf Visitenkarten oder jeglichen anderen Oberfläche.

Ihre Ausrüstung?

Mit meiner Ausrüstung bin ich für meine Tätigkeiten gut gerüstet. Jetzt würde ich gerne erfahren, wie Sie dienstlich beispielsweise zur ECM World unterwegs sind:

  • Mit welchen Geräten sind Sie auf Dienstreisen unterwegs?
  • Wofür reicht Ihnen Ihr Smartphone?
  • Wofür benötigen Sie Ihr Notebook?
  • Können Sie alle Arbeiten mobil erledigen?

 

 

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Andreas DannenbergAndreas Dannenberg, Geschäftsführer der  REDDOXX GmbH und Jahrgang 1965, ist seit 28 Jahren in der Informationstechnik tätig. Bis zum Eintritt in die Selbstständigkeit 1993 war er als Entwickler bei der Nixdorf AG und der Festo AG tätig. Als geschäftsführender Gesellschafter einer Unternehmensgruppe mit aktuell 32 Mitarbeitern verantwortet Herr Dannenberg die Bereiche Produktentwicklung und Business Development. Die Roadmap und das Produktdesign der E-Mail-Management Lösung von REDDOXX stammt komplett aus seiner Feder. Neben den genannten Tätigkeiten ist er als Business Angel und Juror einiger Startup-Plattformen tätig.

1. Herr Dannenberg, Sie sind Teilnehmer bei einer Diskussionsrunde zum Thema “E-Mail-Archivierung” auf der ECM WORLD. Mit welchen drei Schlagworten können wir Ihre Meinung zu diesem Thema auszeichnen?

Drei Worte für dieses facettenreiche Thema sind äußerst knapp bemessen, gestatten Sie mir ein wenig mehr:

  1. Compliance als Unternehmensmehrwert sehen
  2. Langfristige Informationsverfügbarkeit als Kapital sehen
  3. Schlanke Postfächer als Faktor für Anwenderzufriedenheit sehen

2. Warum ist nach Ihrer Meinung die Archivierung von E-Mails auf Unternehmensseite noch nicht vollständig gelöst? Was sind die Hinderungs- bzw. Stolpersteine auf dem Weg?

Die meisten Unternehmer verbinden mit der elektronischen Archivierungspflicht ein notwendiges Übel, das zusätzlich Geld kostet und das daher gerne geschoben wird. Eine durchdachte E-Mail-Archivierung amortisiert sich jedoch nachweislich über Technologie- und Anwenderentlastung. Dieses gilt es in der Hauptsache bei der Vorstellung einer Archivierungslösung zu vermitteln.

3. Worin sehen Sie die größte Herausforderung bei der E-Mail-Archivierung?

Die größte Herausforderung sehe ich darin, relevante E-Mails für einen ökonomischen Umgang mit dem teuren Speicherplatz zu erkennen.

4. Ein Kernproblematik der E-Mail-Archivierung ist ja der Widerspruch zwischen regulatorischen Anforderungen an das Unternehmen auf der einen Seite und dem persönlichen Postgeheimnis auf der anderen Seite. Wie ist das zu lösen?

Das müssen Sie einen Juristen fragen, denn es Bedarf entsprechender Regelungen und Vereinbarungen. Aus meiner Sicht besteht diese Problematik bereits auch ohne E-Mail Archivierung, denn ein Mailserver in Verbindung mit einer belastbaren Datensicherung entspricht technisch gesehen einer Archivierung. Das heißt, die Hausaufgaben sind seit Jahren nicht gemacht worden, warum dann jetzt?

5. Die Zukunft von E-Mail-Archivierung wird in “Managed Services” gesehen. Wie stehen Sie zu dem Thema?

Wir sind Hersteller einer plattformunabhängigen Archivierungstechnologie, die lokal oder als Managed Service betrieben werden kann. Daher stehe ich beiden Szenarien positiv gegenüber.

6. Was sind Ihre Erwartungen an die ECM WORLD

Neue Kontakte zu potentiellen Kunden, Austausch mit anderen Anbietern, Erweiterung unseres Netzwerks von Technologiepartnern.

Vielen Dank für das Interview, Herr Dannenberg

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Anja WittenbergerAnja Wittenberger arbeitet als Social Collaboration Consultant bei der Communardo Software GmbH und begleitet Weiterentwicklungen von Intranets und kollaborativen Arbeitsumgebungen. Dabei liegt ihr Schwerpunkt in der strategischen Beratung, der Bedarfsanalyse und der Konzeption von Anwenderszenarien in Anwendung von partizipativen Workshopdesigns. Mit ihrem beruflichen Hintergrund vom Design über Konzeption interaktiver Anwendungen, Prozessoptimierung bis hin zur Kommunikation ergänzt durch eine hohe Technikaffinität zu aktuellen IT-Entwicklungen ist sie als Generalist gut gerüstet. Gerade diese crossfunktionalen Kompetenzen sind notwendig für die Einführung von Social Collaboration. Um den damit verbundenen Wandel zu einem Social Business zu meistern, bedarf es zudem eines aktiven Change Managements, welches Anja Wittenberger mit ihren Beraterkollegen ausgestaltet und umsetzt.

1. Frau Wittenberber, Sie sind Teilnehmer der ECM World in einer Diskussionsrunde zum Thema Social Collaboration. Welche drei Schlagworte charakterisieren Ihrer Meinung nach insbesondere im Kontext von ECM und Geschäftsprozessen das Thema Social Collaboration?

Integration – Agile Zusammenarbeit – Social Layer

2. Unternehmen setzen oft seit vielen Jahren auf strukturierte Abläufe, definierte Zuständigkeiten und feste Hierarchien. Warum sollten Unternehmen auf die stark netzwerkgeprägte Social Collaboration setzen?

Definierte Abläufe und Verantwortlichkeiten erhöhen die Effizienz, wenn Dinge nahezu immer gleich laufen und Sonderfälle die Ausnahme sind. Die zunehmende Komplexität in nahezu allen Arbeitsbereichen von White Collar-Workern lässt die Ausnahme immer mehr zur Regel werden.

Social Collaboration und die Arbeit im Netzwerk erlaubt es, schnell die notwendigen Experten zusammenzubringen. So scheitert man nicht an den Grenzen, die durch festdefinierte Kommunikationswege und Silos vorhanden sind. Natürlich sollte man nur dort verbessern und vernetzen, wo funktionsorientierte Prozesse und feste Struktur eher lähmen als schnell die beste Lösung zu bringen.

3. Ist Social Collaboration nur etwas für große Konzerne mit vielen internationalen Gesellschaften? Bei welchen Unternehmenskriterien ist der Einsatz von Social Collaboration auf den ersten Blick vielversprechend?

Nein, Social Collaboration kann überall dort Nutzen stiften, wo das Teilen von Wissen und die verteilte Zusammenarbeit von Teams unterstützt werden müssen, um dem Kunden den besten Service, das beste Knowhow oder die besten Produkte bieten zu können.

Dass Social Collaboration auch für den Mittelstand und kleine Unternehmen relevant ist, beweisen z.B. der Wandel zur kollaborativen Zusammenarbeit bei der Contas KG oder die Collaboration-Plattform bei der Joseph-Stiftung.

Nicht die Größe des Unternehmens ist entscheidend, sondern welche täglichen Herausforderungen, vor denen das Unternehmen in der Kommunikation und Zusammenarbeit steht, zu meistern sind, um gemeinsam mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden erfolgreich Geschäft zu machen. Und das ist der Grund, warum wird in unseren Projekten zu Beginn genau prüfen, ob und in welcher Form eine Social Collaboration-Initiative Nutzen stiftet und welche Anwendungsfallszenarien bei erfolgreicher Umsetzung ein entscheidender Hebel für das Geschäft sein können.

4. Was sind nach Ihrer Einschätzung die wesentlichen Faktoren für die erfolgreiche Einführung, Akzeptanz und Nutzung von Social Collaboration in Unternehmen?

  1. Konkrete Nutzungsszenarien mit einem klaren Businessnutzen machen die Effekte von Social Collaboration Prinzipien erlebbar und schaffen die Basis für die weitere Adoption im Unternehmen.
  2. Eine Strategie für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit einer klaren Vision des Unternehmens schafft die strategische Verankerung des Vorhabens und verdeutlicht die Wichtigkeit der Initiative.
  3. Iteratives Vorgehen bei Plattformentwicklung und Einführung ermöglicht schnell Nutzererlebnisse und intensive Einbindung der Anwender durch kontinuierliche Feedback-Zyklen und vermeidet Überforderung durch zu viel Veränderung auf einmal.
  4. Eine Social Collaboration-Lösung, die einfach bedienbar ist, klar in der Anwendungslandschaft positioniert ist und mobil zur Verfügung steht, erleichtert dem Anwender den Umstieg auf eine digital vernetzte Zusammenarbeit.
  5. Digitale Führungskultur schaffen, indem Führungskräfte für die neue Rolle befähigt werden, nimmt die Angst vor dem „Kontrollverlust“ und ist Grundlage für eine wirkliche Veränderung der Zusammenarbeit.
  6. Kompetenzen entwickeln und interne Social Collaboration-“Mannschaft” aufbauen, um ein Lernen der Organisation zu ermöglichen und so den Wandelprozess zu gestalten.
  7. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation, um die Erfolge bekannt sowie andere neugierig zu machen und den Sinn der Social Collaboration Initiative zu vermitteln.

5. Wo sehen Sie das größere Potential: Beim Ausbau von ECM-Lösungen hin zu “sozialer Interaktion” oder beim Ausbau von Social Collaboration-Lösungen zu mehr Dokument- und Prozess-Orientierung?

Es werden “Welten” miteinander verbunden, in denen sich die Mitarbeiter bewegen. Wenn wir es schaffen, die strukturierte Welt und die vernetzte, eher unstrukturierte und hoch dynamische Welt miteinander zu verbinden, wird die Integration in den Arbeitsalltag vereinfacht und die Adoptionsrate befördert. Dabei ist es kein Entweder-Oder. Ich sehe die Zukunft in einer Collaboration-Infrastruktur, die mittels Layern diese Welten verbindet und so für Anwender ein Nutzungserlebnis schafft, was Spaß macht :-).

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich bin sehr gespannt, wie die ECM-Welt mit den Social Collaboration-Prinzipien umgeht und welche Lösungen ich hier entdecken darf. Ich freue mich auf den Austausch mit den Kollegen auf dem Panel und interessante Gespräche.

Vielen Dank für das Interview, Frau Wittenberger!

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Jens BüscherJens Büscher war sieben Jahre Angestellter im öffentlichen Dienst. Aus dieser Erfahrung heraus wechselte er mit der Motivation für bessere Software-Werkzeuge zum Web Content Management Anbieter RedDot Solutions AG (Heute OpenText Web Solutions), wo er als Product Manager für Design und Funktionalität verantwortlich war. Mit der Motivation, das tägliche Datei-, Beleg- und E-Mail-Chaos zu beseitigen, gründete er zuerst 2003 das Unternehmen DocuPortal und etablierte ab 2010 die Marke und Firma amagno GmbH & Co KG auf dem DACH Markt. 2013 wurde amagno’s CEO Jens Büscher als einer der wichtigsten Köpfe der europäischen Digital-Industrie im Rahmen der NEXT100 bewertet.

1. Akten haben sich seit Jahrzehnten in Form von Papier etabliert. Wie haben sich die Bedingungen jetzt geändert?

Akten bestehen nicht mehr aus reinen Papierdokumenten, sondern reichern sich aus verschiedenen Quellen an. E-Mails in ihrer originalen Form in eine Akte und somit nicht in Papierform. Die moderne Akte ist digital und damit effizient, rechtssicher, kostengünstig und zukunftssicher.

2. Welche Eigenschaften sollte eine digitale Akte heutzutage haben?

Digital: Papierakten verschwenden (Umwelt-)Ressourcen und Betriebskosten sowie wertvolle Arbeitszeit. Ein- und ausgehende Belege sind sofort digital zu erfassen, ohne Umwege auf Papier. E-Mails gehören selbstverständlich in eine digitale Akte.

Automatisiert: Hier sehen wir die wichtigste Weiterentwicklung. Die aktuelle Überzeugung zu Papier ist noch sehr ausgeprägt. Papierorientierte Mitarbeiter sind nur zu überzeugen, wenn der Umgang mit digitalen Akten einen wirklich spürbaren Mehrwert darstellt. Dies erzeugt Motivation und verhindert Bedienängste. Die digitale Akte muss die tägliche Arbeit spürbar erleichtern und Freude bereiten. So erwarten die Anwender, dass sie keine digitale Akte manuell erzeugen, sondern dass diese sich automatisch erzeugt. Daran arbeiten wir beispielsweise mit unseren digitalen Magneten.

Sicher: Ich wünsche mir als Mitarbeiter für meine täglichen Entscheidungen alle Informationen dort wo ich arbeite, im Rahmen meiner Zugriffsrechte in Sekunden. Die digitale Akte ist abteilungsübergreifend und zentral, daher sind Rechte und Schutz gegen Manipulationen und Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen elementar.

Mobil: Der klassische Arbeitsplatz in einem Büro wird sich in den nächsten Jahren deutlich verändern. Wir nutzen vermehrt andere Arbeitsmodelle, beispielsweise das Arbeiten zuhause oder mobil unterwegs. Daher muss die moderne digitale Akte überall sicher zugreifbar sein, z.B. via Tablets oder Offline.

Prozessorientiert: Durch die abteilungsübergreifende Akte wandert keine Papierakte mehr durch die Büros. Entsprechend ist es wichtig, dass Teile der digitalen Akte durch Workflows kontrolliert, nachvollziehbar und schnell durch die Instanzen wandern. Eine besondere Herausforderung, die oft vergessen wird, sind die Ausnahmen von einem standardisierten Ablauf. Auch das muss digital möglich sein.

Integriert: Eine Akte steht für sich nicht alleine sondern ist oft das Ergebnis aus vielen verschiedenen Anwendungen. Die digitale Akte bietet zahlreiche Import und Exportschnittstellen für die direkte Kommunikation und für die Einbindung in digitale Workflows mit Fremdsystemen. Insbesondere das schnelle Wiederfinden von Akten und deren Inhalte ist elementar und einer der wesentlichen ROI-Faktoren. Hier empfehle ich beispielsweise eine Hotkey-Suche, um unabhängig aus jeder Anwendung heraus sofort Akten und Inhalte wiederzufinden.

3. ECM-Systeme versprechen dies seit Jahren. Wo soll hier die besondere Entwicklung sein?

ECM-Systeme versprechen seit Jahren auch, dass sie einfach und kosteneffektiv sind. Dem ist aber nicht so. Die Integrationen und die notwendige Automatisierung sind immer noch ein hoher Investitionsfaktor. Viele Unternehmen sehen von der Einführung digitaler Akten aus Kostengründen und aus Angst einer Fehlinvestition ab. Die Marktdurchdringung einfachster Benutzeroberflächen ändert dies derzeit dramatisch. Design, Einfachheit und Automatisierung verändern gerade den Markt dramatisch und bieten preislich attraktive Lösungen.

4. Sind ECM-Systeme denn die richtige Wahl?

Die Diskussion über Akronyme wie ECM, EIM etc. bin ich leid. Natürlich stecken hier Strategien und eine Beschreibung eines Funktionsumfangs dahinter. Aber nach über 300 Kunden weiß ich: Das “Anfassen” der Software und das Zeigen, wie man die Probleme löst, überzeugt – und kein noch so tolles Akronym. Basierend auf der AIIM-Definition für ECM-Systeme sind diese aber die richtige Wahl für digitale Akten. Wir werden in den nächsten Jahren viele neue Systeme aus ganz anderen Richtungen, z.B. Social Media, sehen, die auch Lösungen für digitale Akten anbieten werden.

5. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich möchte den Unternehmen zeigen, dass Lösungen gegen Datei-, Beleg- und E-Mail-Chaos schnell und einfach einsetzbar sind, Mitarbeiter motivieren, Bedienängste reduzieren und einen wirklich spürbaren Mehrwert bei der täglichen Arbeit bieten. ECM-Systeme sind kein “Nice-to-have”, sondern sie sind die wirkungsvolle Informationslogistik in modernen Unternehmen.

Vielen Dank für das Interview, Herr Büscher!

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Jens Feuring

Jens Feuring ist einer der Gründer und Geschäftsführer der ACTIWARE GmbH und zeichnet u.a. verantwortlich für die Bereiche Innovation und Strategie. Durch seine langjährige Erfahrung in den Bereichen ERP, ECM, BI, Portale, Prozess- und Integrationsmanagement verfügt er über entscheidendes interdisziplinäres Wissen zur Realisierung ganzheitlicher ECM/EIM Lösungen.

Speziell im Bereich ECM ist er leidenschaftlich aktiv, wenn es um SharePoint, ELO, SAP, MS Dynamics, Integrationen, Workflow, Fachapplikationen und intelligente Klassifizierung / Datenextraktion geht. Technologisches Know-how, Praxiserfahrung und Mut zu neuen Konzepten treiben ihn an.

1. Herr Feuring, Sie sind Referent bei der ECM World für einen Praxisvortrag zu SAP ECC & MS Dynamics NAV. Welche drei Schlagworte charakterisieren die Inhalte Ihres Vortrags?

  • Integration – Compliance – Wissen
  • Ganzheitliche Integration verbindet Informationen aus internen und externen Systemen zu nutzbarem Wissen und sorgt für die Einhaltung interner und externe Richtlinien

2. Wie wichtig ist ECM im Kontext von ERP-Systemen wie SAP ECC und MS Dynamics NAV? Ist ECM da nicht primär ein “Nebenschauplatz”?

Nein, im Gegenteil, insbesondere in unserer wissensbasierten oder besser wissensabhängigen Gesellschaft ist das ECM von großer Bedeutung. Es stellt bereits bei normalen Geschäftsprozessen (wie z.B. einer Projektabwicklung) strukturierten Informationen bzw. den harten Fakten (Zahlen) der ERP-Systeme die wichtigen weichen Informationen bei. Das kann man immer wieder eindrucksvoll in der Praxis erfahren, wenn vor dem Einzug eines ECM-Systems fleißig mit dem Filesystem, dem E-Mail-Client, Papierordnern und mehr hantiert wird. ECM organisiert hier beispielsweise die wesentlichen Informationen, die vom Menschen zu bewertenden Abweichungen von dem “Standard”-Business beschreiben. Dokumente sind die vom Menschen am natürlichsten verwertbaren Informationsträger.

Wenn Sie die vielen, mittelständischen Weltmarktführer im Raum D-A-CH beachten, fällt schnell auf wie spezialisiert diese Unternehmen tätig sind und wie abhängig die gewinnbringende Beantwortung der täglichen Fragen auf Basis der gespeicherten Erfahrungen ist.

ECM fügt die Informationen für Entscheider, Sach- und Wissensbearbeiter zu einem großen Ganzen zusammen.

3. Was sind die besonderen Herausforderungen beim Zusammenspiel von ERP-Systemen und ECM-Systemen?

Eine perfekte Integration. Häufig werden hier unnötig viele Anpassungen programmiert und immer wieder Einzelschicksale in Projekten geschaffen. Auch die Brisanz des Eingriffes in ERP-Systeme und deren Auswirkung auf Updatefähigkeit – insbesondere bei den stetig steigenden Funktionsanforderungen – werden nicht bedacht. Dabei gibt es hier sehr gute Standards, die universelle Antworten bieten und selbst auch noch bei Austausch eines ERP-Systems funktionieren!

Mit den steigenden inhaltlichen Anforderungen ist außerdem die Frage, wie gut der Anbieter Branchenanforderungen und Best Practices schon über technologische Funktionen liefern kann (d.h. Dienstleistungen risikoarm und gewinnbringend minimiert werden können).

4. Wie gut funktioniert die Integration von ERP-Systemen und ECM-Systemen in der Praxis tatsächlich? Welche Verbesserungen würden Sie sich wünschen?

Hier differieren die technologischen Ansätze erheblich. Dem Großteil individuell ausprogrammierter Lösungen “einzeln für jedes ERP” stehen sehr wenige universelle Lösungen gegenüber. Echte Branchenlösungen und Best Practices sind aber ERP-unabhängig und die Frage ist, wie diese mit Einzellösungen geschaffen werden können. Im Hinblick der Weiterentwicklung von ECM zu EIM ist es mit singulären Schnittstellen ohnehin nicht getan. Hier sind ganzheitliche Informationsintegrations- und Informationstransformationsplattformen notwendig.

5. Welche Trends sehen Sie bei ERP-Systemen in Verbindung mit Enterprise Content Management? Gibt es beispielsweise Bestrebungen ECM-Funktionalitäten in ERP-Systeme zu integrieren?

Es gibt von beiden Seiten Ansätze, die auf Überschneidungen hindeuten. ERP-Anbieter versuchen aus Ihrem Fokus das “bisschen ECM” in die Produkte zu integrieren, hier werden in der Regel einfach organisiert Dokumente zu Geschäftsobjekten gespeichert. ECM-Anbieter auf der anderen Seite bieten immer mehr Fachapplikationen (z.B. Vertragsmanagement), die über das Handling von Dokumenten und deren Daten hinausgehen. Häufig wird dabei aber nicht die Tragweite der dahinter stehenden Business-Logik und der Integration einzelner Themen in eine ganzheitliche Lösungswelt beachtet. Betrachtet man diese Projekte, sind die Ergebnis häufig starr oder kundenindividuell.

Diese Funktionsüberlappungen sind mit dem Wachstum des Themas Informationsmanagements wohl auch kaum zu vermeiden, gilt es doch für beide Anbieterwelten Basisfunktionen bereitzustellen.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Informationsaustausch, Gewinnung neuer Partner und Kunden, Weiterentwicklung des Marktes durch das Engagement aller.

Vielen Dank für das Interview, Herr Feuring!

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AusstellerZum Reinschnuppern in die ECM World am 03. & 04. Juni 2014 im Congress Center Düsseldorf bieten wir das kostenlose ECM World Flash.

Wir wollen in den nächsten Jahren die wichtigste Kongressmesse zum Thema Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessoptimierung werden. Dazu gibt es viele Hightlights für Aussteller und Besuchern. Neben dem umfangreichen Know-how der hochkarätigen Experten und Lösungsanbietern werden Kunden und Aussteller durch die Besonderheiten beim Mittagstisch und den Kaffeepausen auf eine ganz neue Art zusammengebracht.

Wir möchten Ihnen die Möglichkeit geben, einmalig hinter die Kulissen des Branchen-Events zu schauen. Kommen Sie doch spontan vorbei und machen Sie sich ein Bild, was der Kongress und die Ausstellung an wertvollen Informationen für die eigene Arbeit zu bieten haben.

Mit dem Schnupperticket erhalten Sie am 04. Juni 2014 ab 13 Uhr kostenfreien Einlass:

Jetzt anmelden

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Im heutigen Interview informieren Andreas Blum und Andreas Lau über das dokumentengestützte Arbeiten und das Abbilden von Geschäftsprozessen in ECM-Systemen.

Andreas BlumProf. Dr. Andreas Blum ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter der DHPG-Gruppe, DHPG Dr. Harzem & Partner KG. Seine Tätigkeiten sind Unternehmensbewertungen, Beratungen bei Unternehmenstransaktionen (Due Diligence, Bewertungsleistungen), Bewertung immateriellen Vermögens, Prüfung Einzel- und Konzernabschlüsse von Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, Vortrags-/Lehrtätigkeit u.a. ordentlicher Professor an der Hochschule Fresenius, Köln. Blum ist verantwortlich für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems zur elektronischen Ablage, Archivierung, Verwaltung von Dokumenten sowie die Umsetzung aller wesentlichen Prozesse in dem DMS als prozessführendem System.

Andreas LauAndreas Lau ist Geschäftsführer der synalis GmbH & Co. KG. Er schloss 1998 als Diplom-Kaufmann sein Studium der Elektrotechnik und Betriebswirtschaftslehre an der RWTH Aachen ab. Lau war zu diesem Zeitpunkt bereits seit 10 Jahren selbstständig als Berater für Netzwerktechnologien tätig. Im Jahre 1997 erfolgte die Umwandlung seiner ersten Firma lau computertechnik in die heutige synalis GmbH & Co. KG. Als Diplom-Kaufmann hat sich Lau schon immer für die Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen interessiert. Die anschließende Abbildung in einem System muss den Anforderungen des Prozesses genügen. Dafür tüftelt er mit seinen Entwicklern schon einmal an außergewöhnlichen Lösungen.

1. Herr Dr. Blum, Herr Lau, Sie sind Referenten bei der ECM World für einen Praxisvortrag über die Optimierung dokumentengestützter Geschäftsprozesse bei der DHPG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Herr Blum, welche drei Schlagworte charakterisieren die Inhalte Ihres Vortrags?

  • Die Modellierung von dokumentenzentrierten Geschäftsprozessen ermöglicht die Optimierung der Prozesse und hat einen erheblichen Mehrwert für die passgenaue Umsetzung.
  • Abbildung der Prozesse in einem ECM-System: Die im Hinblick auf Qualität und Effizienz optimierten Prozesse lassen sich in einem ECM System abbilden und darüber sogar steuern.
  • Erfüllung hoher Qualitätsstandards: Dadurch werden die hohen Qualitätsstandards unserer Branche hinsichtlich Transparenz und Dokumentation erfüllt.

2. Herr Lau, ist die Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Anstrengungen der letzten Jahre denn nicht ausgereizt? Welche Herausforderungen gibt es da noch?

In der Fertigungsindustrie sind mittlerweile sicherlich die meisten Prozesse erkannt, erfasst, analysiert und optimiert hinsichtlich dort anzutreffender Rahmenbedingungen. Ändern sich diese Rahmenbedingungen allerdings, was im Zuge der technischen Entwicklung und der Veränderungen am Markt fortschreitend passiert, dann müssen auch die Prozesse wieder angepasst werden.

In der Dienstleistungsbranche wie z.B. bei einer Beratungsgesellschaft sind die Prozesse in vielen Fällens noch nicht explizit formuliert. Und auch die Anforderungen an eine Optimierung müssen zunächst definiert werden. Wie sieht beispielsweise der Prozess der Erstellung eines Jahresabschlusses überhaupt aus und gegen welche Kriterien optimiere ich ihn? Bei diesen Fragestellungen hat uns die Methodik der Modellierung sehr unterstützt.

3. Herr Blum, was gibt es für Besonderheiten im Bereich der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften? Was ist dort anders als bei anderen Bereichen?

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erbringen durch die umfassende Beratung ihrer Kunden insbesondere in finanzwirtschaftlichen und steuerlichen Fragen qualitativ hochwertige Dienstleistungen mit großer Tragweite. Um hierbei nachhaltig eine hohe Qualität zu gewährleisten, haben sich viele Gesellschaften einem Qualitätssicherungssystem unterzogen. Das Qualitätsmanagement für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sieht unter anderem vor, dass die leistungserstellenden und dokumentenzentrierten Geschäftsprozesse genau unter die Lupe genommen werden. Das bedingt auch, dass die Dokumentation der Prozesse transparent nachvollziehbar ist. Der verantwortungsvolle Umgang mit hochsensiblen Unterlagen ist ebenso entscheidend wie das Management zeitkritischer Prozesse für die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Mandanten. All das muss bei der Prozessmodellierung und Umsetzung in einem ECM-System berücksichtigt werden.

4. Herr Lau, welche Entwicklungen sehen Sie gerade bei der dokumentengestützten Arbeit?

Geschäftsprozesse, die weniger dokumentenlastig sind oder nicht zu den leistungserstellenden Prozessen eines Unternehmens gehören, wie beispielsweise Rechnungsein- und ausgang, sind in der Regel schon gut in einem ERP- oder ECM-System abgebildet.

Anders sieht das bei komplexen Vorgängen, die einen ganzen Ordner voller Dokumente beinhalten aus. Nehmen Sie beispielsweise den Vorgang der Erstellung eines Jahresabschlusses eines Unternehmens. Zu jedem Dokument gibt es mindestens einen besonderen Arbeitsschritt und die einzelnen Arbeitsschritte sind wiederum eingebettet in einen übergreifenden Arbeitsprozess. Um diesen transparent und qualitätsgesichert abzuwickeln, bedarf es zunächst einer genauen Analyse der einzelnen Schritte und Anforderungen zu jedem Schritt.

Die Forderung vom Markt und von den Kunden wächst, dass diese Kernprozesse gerade bei beratenden Gesellschaften transparent dokumentiert werden und damit an Qualität gewinnen.

5. Herr Blum, Herr Lau, sollten ECM-Systeme inzwischen nicht die Abbildung von Geschäftsprozess-modellen beherrschen oder gibt es Punkte, wo Sie sich eine bessere Unterstützung wünschen?

Blum: Wie schon erwähnt, übernehmen ECM-Systeme im Moment schon die workflowgestützte Arbeit zur Steuerung von Prozessen in einem Unternehmen. Was allerdings bei der Abbildung von dokumentenzentrierten Geschäftsprozessen bisher gefehlt hat, sind zusätzliche arbeitserleichternde Hinweise zu den einzelnen Arbeitsschritten. Welche Besonderheiten sind z.B. bei der Bearbeitung bestimmter Dokumente zu berücksichtigen? Wie sind die gesetzlichen Vorgaben oder unternehmensintern aufgestellten Regularien? Welches Ergebnis soll am Ende des Prozesses herauskommen? Das sind Angaben, die ein ECM-System innerhalb des Prozesses liefern und somit den Mitarbeiter von organisatorischen Aufgaben befreien kann und zusätzlich lange Suchvorgänge verhindern kann. Die unterstützenden Informationen entlang des Prozesses können im ECM-System stets aktuell hinterlegt werden.

Lau: Unsere These ist, dass einzelne Arbeitsschritte in den meisten prozessunterstützenden Systemen aus dem Kontext gerissen werden. Damit verlieren die am Prozess beteiligten Mitarbeiter den Blick auf das Ganze und können häufig nicht nachvollziehen, weshalb der von ihnen durchzuführende Arbeitsschritt wichtig ist.
Wir wollen diese Lücke füllen, indem der Mitarbeiter im ECM-System erkennen kann, wo er mit seinem Arbeitsschritt im Prozess angesiedelt ist und wie er im Gesamtkontext einzuordnen ist. Wenn sein Vorgang z.B. eher am Ende eines Prozesses steht, kann er eventuell auf bereits Vorhandenes zurückgreifen. Und viele Mitarbeiter können viel besser nachvollziehen, welchen Wert ihr vielleicht kleiner Anteil im gesamten Zusammenhang hat.

6. Herr Lau, was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich erwarte Impulse für innovative Prozesse rund um das Thema Arbeitsorganisation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. Wir werden hoffentlich viele Möglichkeiten haben uns mit Unternehmen bezüglich ihrer Herausforderungen an ein ECM-System auszutauschen.

Vielen Dank für das Interview, Herr Lau und Herr Blum!

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In der nächsten Woche findet im Congress Center Düsseldorf die ab 2014 jährlich ausgerichtete ECM World rund um den Themenkomplex Enterprise‐Content‐/Dokumenten‐Management (ECM/DMS) statt. In fünf Sälen finden parallel Referenzkunden- und Fachvorträge, Workshops sowie Roundtables statt.

Nächste Woche ist es also soweit. Keynote‐Speaker stimmen auf aktuelle Visionen und Strategien in Bezug auf betriebliches Informations‐ und Wissensmanagement ein:

  • Bernhard Zöller, Zöller & Partner GmbH
  • Guido Schmitz von Pentadoc AG
  • Rav Dhaliwal von Microsoft / Yammer
  • Dirk-Peter Kuballa vom Finanzministerium Schleswig-Holstein

Und mit Dr. Markus Merk haben wir einen Schiedsrichter, der in seinem Vortrag eindrucksvoll die Analogien zwischen Sport- und Berufswelt aufzeigt.

In fünf parallelen Themensträngen geht es um strategische Entwicklungen und Vorgehen aber auch um Praxisthemen zu Prozessen, Zusammenarbeit, technischer Umsetzung und Projektmanagement. Wir werden über ECM als ganzheitliches Konzept zum betrieblichen Management von geschäftsrelevanten Informationen und Dokumenten diskutieren. Auf der Konferenz geht es sowohl um klassische Themen wie die Optimierung der Informations- und Dokumentenprozesse oder um die Lösungen zur Archivierung gehen aber auch um Potentiale und Herausforderungen neuer Arbeitsformen und ihren Veränderungen.

Unsere fünf Themensäle:

  • Saal 1: Visionen & Strategien
  • Saal 2: ECM-Prozesse
  • Saal 7: Business Collaboration
  • Saal 3: Compliance & Standards
  • Saal 110: Projekte & Management

Weitere Informationen zum Programm gibt es in der Programmübersicht und der Agenda (als PDF zum Download).

Ich persönlich freue mich bereits auf zwei Tage intensiver Beschäftigung und Diskussionen rund um Enterprise Content Management. Ich werde nicht nur live auf Twitter, Facebook und Google+ sondern auch hier im Blog von der Veranstaltung berichten.

Wenn Sie ebenfalls persönlich die intensive Beschäftigung mit den Themen erleben wollen und aktiv an den Diskussionen teilnehmen wollen, dann sollten Sie sich noch ein Ticket für die ECM World am 3. und 4. Juni 2014 in Düsseldorf sichern. Beispielsweise das 2-Tages-Ticket für 250,42 € exkl. USt.

Tipp: Zum Reinschnuppern bieten wir ein spezielles kostenloses Ticket an, den ECM World Flash. Am 4. Juni können Sie sich damit ab 13:00 Uhr einen Eindruck verschaffen, was der Kongress und die Ausstellung an wertvollen Informationen für die eigene Arbeit zu bieten haben.

Anmeldung/Tickets zur ECM World

 

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