Markus Merk
Markus Merk

Geschäft und Freizeit haben nichts miteinander zu tun? Markus Merk war viele Jahre lang in einem Freizeitgeschäft: Dem Fußball.

Von 1988 bis 2008 leitete er Spiele in der Fußball-Bundesliga, zwischen 1992 und 2007 war er auch als FIFA-Schiedsrichter im Einsatz. Dreimal wurde er zum „Weltschiedsrichter des Jahres“ gewählt.

Seite „Markus Merk“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 25. Mai 2014, 11:58 UTC. (Abgerufen: 4. Juni 2014, 14:39 UTC) ]

Am Abend des ersten ECM World-Tages berichtete Markus Merk aus seinen Erfahrungen zu Entscheidungen. Innerhalb von Sekundenbruchteilen musste er Entscheidungen treffen. Und viele dieser Entscheidungen beruhten aus Umfeldinformationen und auf Kommunikation. Auch im ECM-Bereich gibt es immer seltener eindimensionale Vorgänge, die sich ausschließlich auf Inhalte im ECM- oder DMS-System beziehen. Das Umfeld besteht aus ERP-Systemen, CRM-Systemen und immer öfter auch aus Collaboration-Systemen.

Merk hat sehr anschaulich aus seiner jahrzehntelangen Praxis die Wichtigkeit und die integrativen Komponenten des Entscheidens und des Führens. Für mich war das ein schöner Tagesabschluss.

Am zweiten Tag habe ich mir Vorträge ausgesucht, die sowohl vom Thema also auch von der Art sehr unterschiedlich waren. Es ging um Informationsmanagement, Social Collaboration, Scannen und Massendaten.

Keynote: Guido Schmitz zu Informationsmanagement

In seiner Keynote “Informationsmanagement – Treibstoff für Geschäftsprozesse” betrachtete Guido Schmitz (PENTADOC) das Informationsmanagement. Für viele Unternehmen besteht nach wie vor ein großes Problem darin, ihre vorhandenen Informationen zielgerichtet zur Verfügung zu stellen und zu nutzen. Die Informationen liegen oftmals unstrukturiert oder in Informationssilos wie in den Köpfen der Mitarbeiter oder ihren Posteingängen vor. Die Informationen und ihre Steuerung muss daher auf die Geschäftsprozesse ausgerichtet sein – und das nicht irgendwann sondern zur richtigen Zeit. Die Informationslogistik betrifft das ganze Unternehmen und ist essentiell.

Guido Schmitz Informationsmanagement – Treibstoff für Geschäftsprozesse
Guido Schmitz Informationsmanagement – Treibstoff für Geschäftsprozesse

Interaktive Workshops: Business & Social Collaboration

Dieser Vortrag war gar kein Vortrag sondern ein Workshop. Im Raum drei fanden parallel drei Workshops zum Themenkomplex Business Collaboration und Social Collaboration statt. In der Kaffeepause nach den Keynotes wurde der Raum komplett umgebaut und mit einer lockeren Workshopatmosphäre versehen.

Vorbereitete Workshop-Umgebung
Vorbereitete Workshop-Umgebung

Anja Wittenberger (Communardo), Bastian Wilkat (netmedianer) sowie Denise Döring und Katja Wolf (beide CONET Solutions) leiteten drei Gruppen, in denen sie mit Teilnehmern der ECM World jeweils ein Thema bearbeiteten:

  • Anwendungsfälle für Social Collaboration
  • Office 365 und SharePoint
  • Einführung von Social Tools

Die Workshops waren für eine Stunde geplant. Nach etwa einer halben Stunde bekamen die Teilnehmer die Möglichkeit, die Gruppe zu wechseln und einen anderen Punkt zu erarbeiten. Die Gruppenarbeiten waren dann so lebhaft, dass die Teilnehmer in die Pause überzogen 😉

Denise Döring und Katja Wolf von CONET Solutions
Denise Döring und Katja Wolf von CONET Solutions

 

Anja Wittenberger von Communcardo
Anja Wittenberger von Communcardo

 

Bastian Wilkat von Netmedianer
Bastian Wilkat von Netmedianer

 Volker Koch: Dezentrales Rechnungsscannen

Volker Koch von Canon erläuterte in seinem Praxisvortrag, wie ein dezentrales Rechnungsscannen inklusive Prüfungsworkflow für mehrere Mandanten funktionieren kann. Nachdem in den vergangenen Jahren viele Organisationen an einem zentralen Scanvorgang gearbeitet haben, fordert die zunehmende Dezentralisierung der Organisationen auch eine Abbildung in der Rechnungseingangsverarbeitung. Informationen wie Rechnungen müssen dort direkt erfasst und verarbeitet werden, wo sie in die Organisationen gelangen.

Koch erläuterte die Erfahrungen eines dementsprechenden Projekts bei den Michels Kliniken, einem der größten privaten Klinikbetreiber Deutschlands. Sehr unterschiedliche und dezentrale Unternehmenseinheiten wie Kliniken, Pflegeheime, oder Hotels erfordern dezentrale Scan-Prozesse inklusive deren Prüfungsvorgängen.

Volker Koch - Dezentrales Rechnungsscannen mit Prüfungsworkflow
Volker Koch – Dezentrales Rechnungsscannen mit Prüfungsworkflow

Marcus Gross: Semantische Analyse

Marcus Gross (IBM) beleuchtete in seinem Fachvortrag die semantische Analyse unstrukturierter Massendaten.  Für Unternehmen fallen inzwischen unzählige Daten innerhalb und außerhalb des Unternehmens an. Oft sind sie unstrukturiert und beispielsweise nicht mit Metadaten versehen. Dennoch steckt in ihnen großes Potential für Unternehmen, um Fragen zu beantworten wie beispielsweise “Wieso stieg mein Umsatz um 20 Prozent?”

IBM macht diese Daten nutzbar durch ihre Content Analytics. Content Analytics wird situationsbezogen eingesetzt wie beispielsweise beim LKA NRW. Eine große Herausforderung liegt bei unstrukturierten Daten darin, dass zunächst einmal Maschinen menschliche Sprache verstehen muss. Als Herzstück des Sprachverständnisses von IBM Watson leistet dies Content Analytics. Somit können aus Sätzen dann verständliche Daten gewonnen werden.

Marcus Gross - Semantische Analyse unstrukturierter Massendaten
Marcus Gross – Semantische Analyse unstrukturierter Massendaten

 

Heute morgen startete die ECM World. Ich sammelte für Sie einige Eindrücke der ersten Tageshälfte mit einigen Auszügen.

Karl Heinz Mosbach, ECM World und ELO Digital Office, eröffnete die ECM World mit einem Ausblick auf die kommenden zwei Tage.

Karl Heinz Mosbach eröffnet ECM World
Karl Heinz Mosbach eröffnet ECM World

Keynote Bernhard Zöller

In seiner Keynote beschrieb Bernhard Zöller (Zöller & Partner) den Weg zum Büro 2020. Neben Archiv, DMS, ECM & Co. würden weitere Einflüsse wichtig für Unternehmen. Die Veränderungsgeschwindigkeit der Technologien nehme immer weiter zu. Das bisherige Büro und seine Benutzung führe manchmal zu ungewohnten Folgen wie beispielsweise “Datei-Messies”, die alles sammelten. Plötzlich aufkommende, neue “disruptive” Technologien veränderten oder gefährdeten lange sicher gewähnte Geschäftsmodelle. Wussten Sie beispielsweise, dass der weltweit verbreiteste Scanner das Smartphone ist? 🙂

Auch neue Arbeitsweisen forderten das heutige Büro heraus. So hätten nur noch etwa die Hälfte der Büroarbeitenden ein eigenes Büro.

Bernhard Zöller: Auf dem Weg zum Büro 2020
Bernhard Zöller: Auf dem Weg zum Büro 2020

Nach Zöller ist ECM zu 51 Prozent ein Orgathema. In einem ECM-Projekt gehe es typischerweise um neue Abläufe, um bereichs- oder prozessübergreifende Abstimmungen und um Rechtefragen.

Keynote Rav Dhaliwal

Rav Dhaliwal (Microsoft/Yammer) beschrieb in seiner Keynote “Becoming a Responsive Organisation” die Einflussgrößen, die ein Überdenken der Zusammenarbeit in Unternehmen erforderlich machen. Die Änderungen in der Außenwelt von Unternehmen erforderten immer schnellere Reaktionen von engagierten Mitarbeitern und Partnern. Die Erfüllung dieser Anforderungen sind für Rav Dhaliwal der Ansatzpunkt für die neuen sozialen Zusammenarbeitsformen. Unternehmen müssten “responsiv” werden.

The Responsive Organization

Learns and responds rapidly through open communication, experimentation, and working as a network.

Rav Dhaliwal: Becoming a Responsive Organisation
Rav Dhaliwal: Becoming a Responsive Organisation

Üblicherweise seien Unternehmem für wiederkehrende Tätigkeiten und Effizienz optimiert und nicht für Veränderungen.

Organisations were not built for change
Organisations were not built for change

Für den Start in eine neue Art der Zusammenarbeit empfiehlt Dhaliwal:

Start small with like-minded colleagues.

Start small with like-minded colleagues on projects that matter
Start small with like-minded colleagues on projects that matter

Mir fiel auf, dass sowohl Zöller als auch Dhaliwal ein Wort hervorhoben, das plötzliche Veränderungen kennzeichnet: “Disruption”.

Götz Oertel: Social Collaboration

Nach den Keynotes und einer Pause war ich in dem Vortrag von Götz Oertel (Fritz & Maczio Group) mit dem Thema “Von Business Collaboration zu Social Collaboration”. Oertels Definition von Social Collaboration lautet:

Besser werden durch vernetztes Arbeiten

Die Trennung von Business Collaboration und Social Collaboration sei der Grund, warum die meisten Projekte fehlschlügen. Und die größte Herausforderung sieht Oertel darin, dass Unternehmen überhaupt erkennen müssen, dass die Welt anders wurde und Collaboration wichtig ist.

Götz Oertel: Von Business Collaboration zu Social Collaboration
Götz Oertel: Von Business Collaboration zu Social Collaboration

ECM sei typischerweise gut darin, Strukturen und Prozesse abzubilden, aber nicht so gut, wenn es um Flexibilität, Kommunikation und Wissensanpassung gehe. Bei Social Collaboration sei es typischerweise genau umgekehrt. Man solle jedoch beide Bereiche nicht unabhängig voneinander und parallel existeren lassen sondern für eine Verknüpfung sorgen.

Spannungsfeld ECM und Social Collaboration
Spannungsfeld ECM und Social Collaboration

Guido Schmitz: Capturing

Guido Schmitz (PENTADOC AG) hielt einen Kurzvortrag über die nahtlose Integration von Capture-Verfahren in den Geschäftsprozess. Das Capturing stehe oft am Anfang von Prozessen und sei ein wesentlicher Teil der Informationslogistik. Im diesem Rahmen werde alles vielfältiger, und diese Vielfalt müsse in strukturierte Prozesse überführt und die Mitarbeiter müssten unterstützt werden. In der anschließenden Diskussion beleuchteten Schmitz, Klaus Schulz (PFU Imaging Solutions Europe) und Olaf Rohstock (Governikus) das Capturing.

Guido Schmitz: Capture-Verfahren nahtlos in den Geschäftsprozess integrieren
Guido Schmitz: Capture-Verfahren nahtlos in den Geschäftsprozess integrieren

Hinweise

Während der ganzen Veranstaltung gibt es kostenloses WLAN.

Kostenloses WLAN
Kostenloses WLAN

Für Interessierte gibt es hier noch eine Programmübersicht (Klicken zum Vergrößern):

Programmübersicht ECM World
Programmübersicht ECM World

Und für Neugierige und Unentschlossene haben wir das Schnupperticket. Damit erhalten Sie am 04. Juni 2014 ab 13 Uhr kostenfreien Einlass.

ECM World Flash

ECM_World_am_Vortag_01

Die Vorbereitungen sind fast alle abgeschlossen. Morgen und übermorgen findet die ECM World in Düsseldorf statt.

Vor etwa einer Stunde kam ich im Congress Center Düsseldorf (CCD) an. Zur ECM World gelangen Sie am Besten über den Eingang CCD Süd (Anreise). Da ich mit der Bahn kam, fuhr ich mit der U-Bahn-Linie 79 (78 geht auch) bis zur Haltestelle Messe Ost/Stockumer Kirchstraße. Von dort aus sind es etwa 10 Minuten bis zum CCD Süd (oder kürzer mit dem Bus 722 bis zur Endhaltestelle CCD Süd/Stadthalle).

Ich habe für Sie mit meinem Smartphone ein paar Foto-Impressionen eingefangen:

ECM World
ECM World
Ladestation des Congress Centrums Düsseldorf
Ladestation des Congress Centers Düsseldorf
Der Hauptsaal
Der Hauptsaal
Stände der Aussteller
Stände der Aussteller
Ständeplan der Aussteller
Ständeplan der 60 Aussteller
Die Lounge der ECM World
Die Lounge der ECM World

Ich freue mich bereits zwei interessante Tage!

Fabian HenrichsenFabian Henrichsen versteht sich als Mittelstandsweiterdenker. “Nur der Mensch macht’s” ist sein Credo. Unternehmertum und die Vision vom Arbeitsplatz der Zukunft sind seine Leidenschaft. Als Master (Sc.) in International Economics mit Abschluss an der Universität Paderborn sammelte Henrichsen interkulturelle Erfahrungen während seiner Auslandsstudien an der Idaho State University (USA) und Oita University (Japan). 2008 trat er die Firmennachfolge bei der HENRICHSEN AG an und übernahm 2011 den Vorstandsvorsitz. In der Verantwortung für die strategische Unternehmensentwicklung prägte er die neue Ausrichtung des Unternehmens auf Informationslogistik und internationales Wachstum. Kunden berät er in Bereichen strategische Unternehmensführung, ganzheitliches Informationsmanagement sowie moderne Kommunikation. Neben seinen Aktivitäten in den Verbänden BITKOM und Bayme hält er regelmäßig Vorträge und Key Notes.

1. Herr Henrichsen, Sie sind Referent beim ECM WORLD Kongress in der kommenden Woche. Mit welchen drei Schlagworten können wir Ihren Beitrag auszeichnen?

  • Digitale Transformation
  • ECM als Basis für den Arbeitsplatz der Zukunft
  • 360° Kundensicht als der zukünftige Wettbewerbsfaktor

2. Was kennzeichnet den digitalen CEO und welche Bedeutung hat dies für das Thema ECM?

Der digitale CEO erkennt die Notwendigkeit der Implementierung einer Digital-Strategie in seinem Unternehmen als Antwort auf die rasende Digitalisierung aller Lebens- und Businessbereiche. ECM als Synonym für eine intelligente Informationsversorgung spielt dabei eine wesentliche Rolle. Nicht nur in Supportprozessen wie Personal oder Finanzbuchhaltung, sondern vor allem in wertschöpfenden und kundenzentrischen Prozessen ist die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt der Schlüssel für Vertriebserfolg und Kundenzufriedenheit.

3. Sprich – das Enterprise Content Management darf nicht beim statischen Schriftgutmanagement stehenbleiben, sondern muss durch eine intelligente Informations- und Wissensbereitstellung den Prozess unterstützen?

Völlig richtig, im Zentrum stehen die Prozesse unserer Kunden. Obwohl häufig in teuren Beratungsprojekten im Ablauf optimiert, existieren erhebliche Ineffizienzen: Mitarbeiter fehlen die notwendigen Informationen zur Entscheidung, es wird viel Zeit mit der Suche nach diesen verschwendet und Kollegen angefragt, die teilweise parallel mit der Beantwortung beschäftigt sind. Das Ziel ist es, im Vorfeld zu identifizieren welche Informationen notwendig sind, die Quellen anzubinden und die Informationen intelligent zur Verfügung zu stellen. Intern in der HENRICHSEN AG nennen wir dies den Übergang von Enterprise Search zu Enterprise Find.

4. Welche Herausforderungen sehen Sie für diesen Ansatz?

Ich würde lieber über die Chancen sprechen! Diese zeigen sich schnell, wenn man Prozesse mit modernen Tools mit und ohne intelligente Informationsbereitstellung modelliert. Die Kosten- und Ressourceneinsparung hochgerechnet auf den jährlichen Durchlauf des Prozesses machen schnell den ROI von ECM Lösung sichtbar. Hierbei ist meist die Quantifizierung der höheren Kundenzufriedenheit und Vertriebserfolge noch gar nicht berücksichtigt. Technisch ist all das möglich, die Erfahrungen in Projekten vorhanden. Entscheidend ist die Weitsicht von Managern im Initiieren und Umsetzen dieser Projekte.

5. Wo sind die Grenzen dieser intelligenten Informations- und Wissensbereitstellung? Und wie können sie überwunden werden?

Die Intelligenz der Bereitstellung hängt davon ab, wie gut erkannt werden kann, welche Information für den Mitarbeiter in der aktuellen Situation wichtig ist. Dies nennen wir den Kontext. Die Qualität des Kontextes hängt davon ab wie gut der jeweilige Prozessschritt, die Rolle des Mitarbeiters und zum Beispiel die Kompetenzen oder persönlichen Interessen des Mitarbeiters aus den Systemen abgeleitet werden kann. Die einfache Modellierung von Prozessen, Definition der Informationsbedarfe und Identifikation der Quellen ist hierbei häufig der erste Schritt um signifikante Ergebnisse zu erzielen. Perspektivisch bietet die Anbindung von Unternehmenskommunikationsplattformen wie Yammer, Jive, o.ä. tolle Möglichkeiten den Mitarbeiter neben über seine Rolle im Unternehmen noch besser zu verstehen und Informationen zugeschnitten zur Verfügung zu stellen. Amazon lebt uns das in Perfektion im B2B-Bereich vor!

6. Welche Erwartungen haben Sie an den ECM WORLD Kongress?

Die Welt befindet sich in einem enormen Wandel, maßgeblich getrieben von Trends rund um die Digitalisierung. ECM bietet Unternehmen großartige Möglichkeiten Wissensarbeit effektiv zu gestalten und den Kunden einen optimalen Service zu bieten. Gleichzeitig stellt der digitale Wandel aber auch die ECM Branche vor neue Herausforderung. Das Verständnis für Prozessunterstützung, innovative Ansätze der Informationsbereitstellung und die Ausweitung des ECM Fokus von unternehmensinternem Content auf Informationen allgemein, das Web miteinbeziehend, sind dabei zentrale Punkte. Dieses Spannungsfeld begeistert mich und ich freue mich auf tolle Gespräche und kontroverse Diskussionen!

Vielen Dank für das Interview, Herr Henrichsen!

Mobile Office (Header)Eines der Themen, das viele Mitarbeiter und Führungskräfte derzeit bewegt, ist das “Mobile Office”. Mitarbeiter werden immer mobiler. Dementsprechend steigen auch die Anforderungen an die Systeme, um die es sich auch auf der ECM World dreht.

Ich bin bei den Vorbereitungen meiner Reise zur ECM World. Am Montag reise ich an, am Mittwoch reise ich wieder zurück. Wäre ich als Mitarbeiter eines Unternehmens mit ECM-, DMS- oder Archivierungssystemen zu einer dreitägigen Dienstreise unterwegs, dann stünde ich vielleicht vor ähnlichen Herausforderungen. Einerseits gibt es einige Tätigkeiten wie E-Mail-Bearbeitung, die relativ einfach zu erledigen sind. Andere wie das Einstellen oder Bearbeiten von Content können sehr schnell komplex werden – insbesondere in der Zusammenarbeit mit Kollegen.

Meine Tätigkeiten auf der ECM World drehen sich um Social Media und die Kommunikation mit Interessierten, Teilnehmern, Referenten und Organisatoren. Doch ein Smartphone reicht für eine dreitägige Konferenz nicht. Ich zeige Ihnen, welche Ausrüstung ich dabei habe.

UMTS-Router und Akkupack

Bereits auf der Fahrt zur Veranstaltung muss ich handlungsfähig sein. Das bedeutet, dass ich die Akkus meiner Geräte vollständig geladen habe, einen Akkupack zur Reserve dabei habe, und eine Datenverbindung sicherstelle.

UMTS-Router und Akkupack
UMTS-Router und Akkupack

Dasselbe gilt für die zwei vollen Konferenztage. Smartphones schlucken manchmal so viel Strom, dass es vielleicht nur bis in den Nachmittag reicht. Auf der Konferenz werde ich WLAN haben. Doch die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen mir, dass es zu Ausfällen kommen kann. Also werde ich auch vor Ort meine eigene “Datenverbindung” als Rückversicherung dabei haben. Deswegen habe ich einerseits einen UMTS-Router dabei, um über Funk mit allen meinen Geräten via WLAN online zu sein. Und andererseits habe ich einen kleinen Akkupack, der mir etwa zwei Ladungen insgesamt für mein Smartphone und mein Tablet sicherstellt.

Smartphone, Headset und Pebble

Smartphone, Headset und Pebble
Smartphone, Headset und Pebble

Für ein paar schnelle Tweets, für kurze E-Mails oder Benachrichtigungen sowie für Telefonate habe ich mein Smartphone dabei. Dazu gehören ein Bluetooth-Headset fürs bequeme Telefonieren und eine Pebble Smartwatch. Die Pebble Smartwatch hält mit Bluetooth Verbindung zu meinem Smartphone und ermöglicht mir beispielsweise mit kurzem Blick zu erkennen, ob eine eingetroffene Nachricht wichtig oder unwichtig ist.

iPad und Tastatur

iPad und Tastatur
iPad und Tastatur

Für etwas umfangreichere Aufgaben wie größere Updates in Social Media (beispielsweise Twitter, Facebook und Google Plus parallel) inklusive Schnappschüsse reicht mein iPad. Außerdem habe ich eine Bluetooth-Tastatur dabei, die mir das Schreiben etwas längerer Texte erleichtert.

Macbook, Display-Adapter und Schreibutensilien

Macbook, Display-Adapter und Schreibutensilien
Macbook, Display-Adapter und Schreibutensilien

Für die Blogartikel während der Konferenz habe ich noch mein Macbook dabei. Multitasking beim Recherchieren für einen Artikel (beispielsweise das Heraussuchen des Kurzprofils eines Referenten) geht mit einem Tablet nicht wirklich schnell. Ein 13-Zoll-Macbook reicht mir dazu jedoch vollkommen aus, und ich kann es zur Not auch auf dem Schoß liegend nutzen. Falls ich wider Erwarten das Macbook an einen Beamer anschließen müsste, hätte ich den Display-Adapter auch dabei. Der Akku des Macbooks hält etwa acht Stunden bei intensiver Arbeit. Und ohne WLAN komme ich noch mit dem UMTS-Router ins Internet.

Für Skizzen auf dem iPad habe ich noch einen Stylus dabei. Und mein Fisher Space Pen hilft mir bei kurzen handschriftlichen Notizen auf Visitenkarten oder jeglichen anderen Oberfläche.

Ihre Ausrüstung?

Mit meiner Ausrüstung bin ich für meine Tätigkeiten gut gerüstet. Jetzt würde ich gerne erfahren, wie Sie dienstlich beispielsweise zur ECM World unterwegs sind:

  • Mit welchen Geräten sind Sie auf Dienstreisen unterwegs?
  • Wofür reicht Ihnen Ihr Smartphone?
  • Wofür benötigen Sie Ihr Notebook?
  • Können Sie alle Arbeiten mobil erledigen?

 

 

Andreas DannenbergAndreas Dannenberg, Geschäftsführer der  REDDOXX GmbH und Jahrgang 1965, ist seit 28 Jahren in der Informationstechnik tätig. Bis zum Eintritt in die Selbstständigkeit 1993 war er als Entwickler bei der Nixdorf AG und der Festo AG tätig. Als geschäftsführender Gesellschafter einer Unternehmensgruppe mit aktuell 32 Mitarbeitern verantwortet Herr Dannenberg die Bereiche Produktentwicklung und Business Development. Die Roadmap und das Produktdesign der E-Mail-Management Lösung von REDDOXX stammt komplett aus seiner Feder. Neben den genannten Tätigkeiten ist er als Business Angel und Juror einiger Startup-Plattformen tätig.

1. Herr Dannenberg, Sie sind Teilnehmer bei einer Diskussionsrunde zum Thema “E-Mail-Archivierung” auf der ECM WORLD. Mit welchen drei Schlagworten können wir Ihre Meinung zu diesem Thema auszeichnen?

Drei Worte für dieses facettenreiche Thema sind äußerst knapp bemessen, gestatten Sie mir ein wenig mehr:

  1. Compliance als Unternehmensmehrwert sehen
  2. Langfristige Informationsverfügbarkeit als Kapital sehen
  3. Schlanke Postfächer als Faktor für Anwenderzufriedenheit sehen

2. Warum ist nach Ihrer Meinung die Archivierung von E-Mails auf Unternehmensseite noch nicht vollständig gelöst? Was sind die Hinderungs- bzw. Stolpersteine auf dem Weg?

Die meisten Unternehmer verbinden mit der elektronischen Archivierungspflicht ein notwendiges Übel, das zusätzlich Geld kostet und das daher gerne geschoben wird. Eine durchdachte E-Mail-Archivierung amortisiert sich jedoch nachweislich über Technologie- und Anwenderentlastung. Dieses gilt es in der Hauptsache bei der Vorstellung einer Archivierungslösung zu vermitteln.

3. Worin sehen Sie die größte Herausforderung bei der E-Mail-Archivierung?

Die größte Herausforderung sehe ich darin, relevante E-Mails für einen ökonomischen Umgang mit dem teuren Speicherplatz zu erkennen.

4. Ein Kernproblematik der E-Mail-Archivierung ist ja der Widerspruch zwischen regulatorischen Anforderungen an das Unternehmen auf der einen Seite und dem persönlichen Postgeheimnis auf der anderen Seite. Wie ist das zu lösen?

Das müssen Sie einen Juristen fragen, denn es Bedarf entsprechender Regelungen und Vereinbarungen. Aus meiner Sicht besteht diese Problematik bereits auch ohne E-Mail Archivierung, denn ein Mailserver in Verbindung mit einer belastbaren Datensicherung entspricht technisch gesehen einer Archivierung. Das heißt, die Hausaufgaben sind seit Jahren nicht gemacht worden, warum dann jetzt?

5. Die Zukunft von E-Mail-Archivierung wird in “Managed Services” gesehen. Wie stehen Sie zu dem Thema?

Wir sind Hersteller einer plattformunabhängigen Archivierungstechnologie, die lokal oder als Managed Service betrieben werden kann. Daher stehe ich beiden Szenarien positiv gegenüber.

6. Was sind Ihre Erwartungen an die ECM WORLD

Neue Kontakte zu potentiellen Kunden, Austausch mit anderen Anbietern, Erweiterung unseres Netzwerks von Technologiepartnern.

Vielen Dank für das Interview, Herr Dannenberg

Anja WittenbergerAnja Wittenberger arbeitet als Social Collaboration Consultant bei der Communardo Software GmbH und begleitet Weiterentwicklungen von Intranets und kollaborativen Arbeitsumgebungen. Dabei liegt ihr Schwerpunkt in der strategischen Beratung, der Bedarfsanalyse und der Konzeption von Anwenderszenarien in Anwendung von partizipativen Workshopdesigns. Mit ihrem beruflichen Hintergrund vom Design über Konzeption interaktiver Anwendungen, Prozessoptimierung bis hin zur Kommunikation ergänzt durch eine hohe Technikaffinität zu aktuellen IT-Entwicklungen ist sie als Generalist gut gerüstet. Gerade diese crossfunktionalen Kompetenzen sind notwendig für die Einführung von Social Collaboration. Um den damit verbundenen Wandel zu einem Social Business zu meistern, bedarf es zudem eines aktiven Change Managements, welches Anja Wittenberger mit ihren Beraterkollegen ausgestaltet und umsetzt.

1. Frau Wittenberber, Sie sind Teilnehmer der ECM World in einer Diskussionsrunde zum Thema Social Collaboration. Welche drei Schlagworte charakterisieren Ihrer Meinung nach insbesondere im Kontext von ECM und Geschäftsprozessen das Thema Social Collaboration?

Integration – Agile Zusammenarbeit – Social Layer

2. Unternehmen setzen oft seit vielen Jahren auf strukturierte Abläufe, definierte Zuständigkeiten und feste Hierarchien. Warum sollten Unternehmen auf die stark netzwerkgeprägte Social Collaboration setzen?

Definierte Abläufe und Verantwortlichkeiten erhöhen die Effizienz, wenn Dinge nahezu immer gleich laufen und Sonderfälle die Ausnahme sind. Die zunehmende Komplexität in nahezu allen Arbeitsbereichen von White Collar-Workern lässt die Ausnahme immer mehr zur Regel werden.

Social Collaboration und die Arbeit im Netzwerk erlaubt es, schnell die notwendigen Experten zusammenzubringen. So scheitert man nicht an den Grenzen, die durch festdefinierte Kommunikationswege und Silos vorhanden sind. Natürlich sollte man nur dort verbessern und vernetzen, wo funktionsorientierte Prozesse und feste Struktur eher lähmen als schnell die beste Lösung zu bringen.

3. Ist Social Collaboration nur etwas für große Konzerne mit vielen internationalen Gesellschaften? Bei welchen Unternehmenskriterien ist der Einsatz von Social Collaboration auf den ersten Blick vielversprechend?

Nein, Social Collaboration kann überall dort Nutzen stiften, wo das Teilen von Wissen und die verteilte Zusammenarbeit von Teams unterstützt werden müssen, um dem Kunden den besten Service, das beste Knowhow oder die besten Produkte bieten zu können.

Dass Social Collaboration auch für den Mittelstand und kleine Unternehmen relevant ist, beweisen z.B. der Wandel zur kollaborativen Zusammenarbeit bei der Contas KG oder die Collaboration-Plattform bei der Joseph-Stiftung.

Nicht die Größe des Unternehmens ist entscheidend, sondern welche täglichen Herausforderungen, vor denen das Unternehmen in der Kommunikation und Zusammenarbeit steht, zu meistern sind, um gemeinsam mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden erfolgreich Geschäft zu machen. Und das ist der Grund, warum wird in unseren Projekten zu Beginn genau prüfen, ob und in welcher Form eine Social Collaboration-Initiative Nutzen stiftet und welche Anwendungsfallszenarien bei erfolgreicher Umsetzung ein entscheidender Hebel für das Geschäft sein können.

4. Was sind nach Ihrer Einschätzung die wesentlichen Faktoren für die erfolgreiche Einführung, Akzeptanz und Nutzung von Social Collaboration in Unternehmen?

  1. Konkrete Nutzungsszenarien mit einem klaren Businessnutzen machen die Effekte von Social Collaboration Prinzipien erlebbar und schaffen die Basis für die weitere Adoption im Unternehmen.
  2. Eine Strategie für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit einer klaren Vision des Unternehmens schafft die strategische Verankerung des Vorhabens und verdeutlicht die Wichtigkeit der Initiative.
  3. Iteratives Vorgehen bei Plattformentwicklung und Einführung ermöglicht schnell Nutzererlebnisse und intensive Einbindung der Anwender durch kontinuierliche Feedback-Zyklen und vermeidet Überforderung durch zu viel Veränderung auf einmal.
  4. Eine Social Collaboration-Lösung, die einfach bedienbar ist, klar in der Anwendungslandschaft positioniert ist und mobil zur Verfügung steht, erleichtert dem Anwender den Umstieg auf eine digital vernetzte Zusammenarbeit.
  5. Digitale Führungskultur schaffen, indem Führungskräfte für die neue Rolle befähigt werden, nimmt die Angst vor dem „Kontrollverlust“ und ist Grundlage für eine wirkliche Veränderung der Zusammenarbeit.
  6. Kompetenzen entwickeln und interne Social Collaboration-“Mannschaft” aufbauen, um ein Lernen der Organisation zu ermöglichen und so den Wandelprozess zu gestalten.
  7. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation, um die Erfolge bekannt sowie andere neugierig zu machen und den Sinn der Social Collaboration Initiative zu vermitteln.

5. Wo sehen Sie das größere Potential: Beim Ausbau von ECM-Lösungen hin zu “sozialer Interaktion” oder beim Ausbau von Social Collaboration-Lösungen zu mehr Dokument- und Prozess-Orientierung?

Es werden “Welten” miteinander verbunden, in denen sich die Mitarbeiter bewegen. Wenn wir es schaffen, die strukturierte Welt und die vernetzte, eher unstrukturierte und hoch dynamische Welt miteinander zu verbinden, wird die Integration in den Arbeitsalltag vereinfacht und die Adoptionsrate befördert. Dabei ist es kein Entweder-Oder. Ich sehe die Zukunft in einer Collaboration-Infrastruktur, die mittels Layern diese Welten verbindet und so für Anwender ein Nutzungserlebnis schafft, was Spaß macht :-).

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich bin sehr gespannt, wie die ECM-Welt mit den Social Collaboration-Prinzipien umgeht und welche Lösungen ich hier entdecken darf. Ich freue mich auf den Austausch mit den Kollegen auf dem Panel und interessante Gespräche.

Vielen Dank für das Interview, Frau Wittenberger!