Jens BüscherJens Büscher war sieben Jahre Angestellter im öffentlichen Dienst. Aus dieser Erfahrung heraus wechselte er mit der Motivation für bessere Software-Werkzeuge zum Web Content Management Anbieter RedDot Solutions AG (Heute OpenText Web Solutions), wo er als Product Manager für Design und Funktionalität verantwortlich war. Mit der Motivation, das tägliche Datei-, Beleg- und E-Mail-Chaos zu beseitigen, gründete er zuerst 2003 das Unternehmen DocuPortal und etablierte ab 2010 die Marke und Firma amagno GmbH & Co KG auf dem DACH Markt. 2013 wurde amagno’s CEO Jens Büscher als einer der wichtigsten Köpfe der europäischen Digital-Industrie im Rahmen der NEXT100 bewertet.

1. Akten haben sich seit Jahrzehnten in Form von Papier etabliert. Wie haben sich die Bedingungen jetzt geändert?

Akten bestehen nicht mehr aus reinen Papierdokumenten, sondern reichern sich aus verschiedenen Quellen an. E-Mails in ihrer originalen Form in eine Akte und somit nicht in Papierform. Die moderne Akte ist digital und damit effizient, rechtssicher, kostengünstig und zukunftssicher.

2. Welche Eigenschaften sollte eine digitale Akte heutzutage haben?

Digital: Papierakten verschwenden (Umwelt-)Ressourcen und Betriebskosten sowie wertvolle Arbeitszeit. Ein- und ausgehende Belege sind sofort digital zu erfassen, ohne Umwege auf Papier. E-Mails gehören selbstverständlich in eine digitale Akte.

Automatisiert: Hier sehen wir die wichtigste Weiterentwicklung. Die aktuelle Überzeugung zu Papier ist noch sehr ausgeprägt. Papierorientierte Mitarbeiter sind nur zu überzeugen, wenn der Umgang mit digitalen Akten einen wirklich spürbaren Mehrwert darstellt. Dies erzeugt Motivation und verhindert Bedienängste. Die digitale Akte muss die tägliche Arbeit spürbar erleichtern und Freude bereiten. So erwarten die Anwender, dass sie keine digitale Akte manuell erzeugen, sondern dass diese sich automatisch erzeugt. Daran arbeiten wir beispielsweise mit unseren digitalen Magneten.

Sicher: Ich wünsche mir als Mitarbeiter für meine täglichen Entscheidungen alle Informationen dort wo ich arbeite, im Rahmen meiner Zugriffsrechte in Sekunden. Die digitale Akte ist abteilungsübergreifend und zentral, daher sind Rechte und Schutz gegen Manipulationen und Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen elementar.

Mobil: Der klassische Arbeitsplatz in einem Büro wird sich in den nächsten Jahren deutlich verändern. Wir nutzen vermehrt andere Arbeitsmodelle, beispielsweise das Arbeiten zuhause oder mobil unterwegs. Daher muss die moderne digitale Akte überall sicher zugreifbar sein, z.B. via Tablets oder Offline.

Prozessorientiert: Durch die abteilungsübergreifende Akte wandert keine Papierakte mehr durch die Büros. Entsprechend ist es wichtig, dass Teile der digitalen Akte durch Workflows kontrolliert, nachvollziehbar und schnell durch die Instanzen wandern. Eine besondere Herausforderung, die oft vergessen wird, sind die Ausnahmen von einem standardisierten Ablauf. Auch das muss digital möglich sein.

Integriert: Eine Akte steht für sich nicht alleine sondern ist oft das Ergebnis aus vielen verschiedenen Anwendungen. Die digitale Akte bietet zahlreiche Import und Exportschnittstellen für die direkte Kommunikation und für die Einbindung in digitale Workflows mit Fremdsystemen. Insbesondere das schnelle Wiederfinden von Akten und deren Inhalte ist elementar und einer der wesentlichen ROI-Faktoren. Hier empfehle ich beispielsweise eine Hotkey-Suche, um unabhängig aus jeder Anwendung heraus sofort Akten und Inhalte wiederzufinden.

3. ECM-Systeme versprechen dies seit Jahren. Wo soll hier die besondere Entwicklung sein?

ECM-Systeme versprechen seit Jahren auch, dass sie einfach und kosteneffektiv sind. Dem ist aber nicht so. Die Integrationen und die notwendige Automatisierung sind immer noch ein hoher Investitionsfaktor. Viele Unternehmen sehen von der Einführung digitaler Akten aus Kostengründen und aus Angst einer Fehlinvestition ab. Die Marktdurchdringung einfachster Benutzeroberflächen ändert dies derzeit dramatisch. Design, Einfachheit und Automatisierung verändern gerade den Markt dramatisch und bieten preislich attraktive Lösungen.

4. Sind ECM-Systeme denn die richtige Wahl?

Die Diskussion über Akronyme wie ECM, EIM etc. bin ich leid. Natürlich stecken hier Strategien und eine Beschreibung eines Funktionsumfangs dahinter. Aber nach über 300 Kunden weiß ich: Das “Anfassen” der Software und das Zeigen, wie man die Probleme löst, überzeugt – und kein noch so tolles Akronym. Basierend auf der AIIM-Definition für ECM-Systeme sind diese aber die richtige Wahl für digitale Akten. Wir werden in den nächsten Jahren viele neue Systeme aus ganz anderen Richtungen, z.B. Social Media, sehen, die auch Lösungen für digitale Akten anbieten werden.

5. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich möchte den Unternehmen zeigen, dass Lösungen gegen Datei-, Beleg- und E-Mail-Chaos schnell und einfach einsetzbar sind, Mitarbeiter motivieren, Bedienängste reduzieren und einen wirklich spürbaren Mehrwert bei der täglichen Arbeit bieten. ECM-Systeme sind kein “Nice-to-have”, sondern sie sind die wirkungsvolle Informationslogistik in modernen Unternehmen.

Vielen Dank für das Interview, Herr Büscher!

Jens Feuring

Jens Feuring ist einer der Gründer und Geschäftsführer der ACTIWARE GmbH und zeichnet u.a. verantwortlich für die Bereiche Innovation und Strategie. Durch seine langjährige Erfahrung in den Bereichen ERP, ECM, BI, Portale, Prozess- und Integrationsmanagement verfügt er über entscheidendes interdisziplinäres Wissen zur Realisierung ganzheitlicher ECM/EIM Lösungen.

Speziell im Bereich ECM ist er leidenschaftlich aktiv, wenn es um SharePoint, ELO, SAP, MS Dynamics, Integrationen, Workflow, Fachapplikationen und intelligente Klassifizierung / Datenextraktion geht. Technologisches Know-how, Praxiserfahrung und Mut zu neuen Konzepten treiben ihn an.

1. Herr Feuring, Sie sind Referent bei der ECM World für einen Praxisvortrag zu SAP ECC & MS Dynamics NAV. Welche drei Schlagworte charakterisieren die Inhalte Ihres Vortrags?

  • Integration – Compliance – Wissen
  • Ganzheitliche Integration verbindet Informationen aus internen und externen Systemen zu nutzbarem Wissen und sorgt für die Einhaltung interner und externe Richtlinien

2. Wie wichtig ist ECM im Kontext von ERP-Systemen wie SAP ECC und MS Dynamics NAV? Ist ECM da nicht primär ein “Nebenschauplatz”?

Nein, im Gegenteil, insbesondere in unserer wissensbasierten oder besser wissensabhängigen Gesellschaft ist das ECM von großer Bedeutung. Es stellt bereits bei normalen Geschäftsprozessen (wie z.B. einer Projektabwicklung) strukturierten Informationen bzw. den harten Fakten (Zahlen) der ERP-Systeme die wichtigen weichen Informationen bei. Das kann man immer wieder eindrucksvoll in der Praxis erfahren, wenn vor dem Einzug eines ECM-Systems fleißig mit dem Filesystem, dem E-Mail-Client, Papierordnern und mehr hantiert wird. ECM organisiert hier beispielsweise die wesentlichen Informationen, die vom Menschen zu bewertenden Abweichungen von dem “Standard”-Business beschreiben. Dokumente sind die vom Menschen am natürlichsten verwertbaren Informationsträger.

Wenn Sie die vielen, mittelständischen Weltmarktführer im Raum D-A-CH beachten, fällt schnell auf wie spezialisiert diese Unternehmen tätig sind und wie abhängig die gewinnbringende Beantwortung der täglichen Fragen auf Basis der gespeicherten Erfahrungen ist.

ECM fügt die Informationen für Entscheider, Sach- und Wissensbearbeiter zu einem großen Ganzen zusammen.

3. Was sind die besonderen Herausforderungen beim Zusammenspiel von ERP-Systemen und ECM-Systemen?

Eine perfekte Integration. Häufig werden hier unnötig viele Anpassungen programmiert und immer wieder Einzelschicksale in Projekten geschaffen. Auch die Brisanz des Eingriffes in ERP-Systeme und deren Auswirkung auf Updatefähigkeit – insbesondere bei den stetig steigenden Funktionsanforderungen – werden nicht bedacht. Dabei gibt es hier sehr gute Standards, die universelle Antworten bieten und selbst auch noch bei Austausch eines ERP-Systems funktionieren!

Mit den steigenden inhaltlichen Anforderungen ist außerdem die Frage, wie gut der Anbieter Branchenanforderungen und Best Practices schon über technologische Funktionen liefern kann (d.h. Dienstleistungen risikoarm und gewinnbringend minimiert werden können).

4. Wie gut funktioniert die Integration von ERP-Systemen und ECM-Systemen in der Praxis tatsächlich? Welche Verbesserungen würden Sie sich wünschen?

Hier differieren die technologischen Ansätze erheblich. Dem Großteil individuell ausprogrammierter Lösungen “einzeln für jedes ERP” stehen sehr wenige universelle Lösungen gegenüber. Echte Branchenlösungen und Best Practices sind aber ERP-unabhängig und die Frage ist, wie diese mit Einzellösungen geschaffen werden können. Im Hinblick der Weiterentwicklung von ECM zu EIM ist es mit singulären Schnittstellen ohnehin nicht getan. Hier sind ganzheitliche Informationsintegrations- und Informationstransformationsplattformen notwendig.

5. Welche Trends sehen Sie bei ERP-Systemen in Verbindung mit Enterprise Content Management? Gibt es beispielsweise Bestrebungen ECM-Funktionalitäten in ERP-Systeme zu integrieren?

Es gibt von beiden Seiten Ansätze, die auf Überschneidungen hindeuten. ERP-Anbieter versuchen aus Ihrem Fokus das “bisschen ECM” in die Produkte zu integrieren, hier werden in der Regel einfach organisiert Dokumente zu Geschäftsobjekten gespeichert. ECM-Anbieter auf der anderen Seite bieten immer mehr Fachapplikationen (z.B. Vertragsmanagement), die über das Handling von Dokumenten und deren Daten hinausgehen. Häufig wird dabei aber nicht die Tragweite der dahinter stehenden Business-Logik und der Integration einzelner Themen in eine ganzheitliche Lösungswelt beachtet. Betrachtet man diese Projekte, sind die Ergebnis häufig starr oder kundenindividuell.

Diese Funktionsüberlappungen sind mit dem Wachstum des Themas Informationsmanagements wohl auch kaum zu vermeiden, gilt es doch für beide Anbieterwelten Basisfunktionen bereitzustellen.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Informationsaustausch, Gewinnung neuer Partner und Kunden, Weiterentwicklung des Marktes durch das Engagement aller.

Vielen Dank für das Interview, Herr Feuring!

AusstellerZum Reinschnuppern in die ECM World am 03. & 04. Juni 2014 im Congress Center Düsseldorf bieten wir das kostenlose ECM World Flash.

Wir wollen in den nächsten Jahren die wichtigste Kongressmesse zum Thema Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessoptimierung werden. Dazu gibt es viele Hightlights für Aussteller und Besuchern. Neben dem umfangreichen Know-how der hochkarätigen Experten und Lösungsanbietern werden Kunden und Aussteller durch die Besonderheiten beim Mittagstisch und den Kaffeepausen auf eine ganz neue Art zusammengebracht.

Wir möchten Ihnen die Möglichkeit geben, einmalig hinter die Kulissen des Branchen-Events zu schauen. Kommen Sie doch spontan vorbei und machen Sie sich ein Bild, was der Kongress und die Ausstellung an wertvollen Informationen für die eigene Arbeit zu bieten haben.

Mit dem Schnupperticket erhalten Sie am 04. Juni 2014 ab 13 Uhr kostenfreien Einlass:

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Im heutigen Interview informieren Andreas Blum und Andreas Lau über das dokumentengestützte Arbeiten und das Abbilden von Geschäftsprozessen in ECM-Systemen.

Andreas BlumProf. Dr. Andreas Blum ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und geschäftsführender Gesellschafter der DHPG-Gruppe, DHPG Dr. Harzem & Partner KG. Seine Tätigkeiten sind Unternehmensbewertungen, Beratungen bei Unternehmenstransaktionen (Due Diligence, Bewertungsleistungen), Bewertung immateriellen Vermögens, Prüfung Einzel- und Konzernabschlüsse von Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, Vortrags-/Lehrtätigkeit u.a. ordentlicher Professor an der Hochschule Fresenius, Köln. Blum ist verantwortlich für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems zur elektronischen Ablage, Archivierung, Verwaltung von Dokumenten sowie die Umsetzung aller wesentlichen Prozesse in dem DMS als prozessführendem System.

Andreas LauAndreas Lau ist Geschäftsführer der synalis GmbH & Co. KG. Er schloss 1998 als Diplom-Kaufmann sein Studium der Elektrotechnik und Betriebswirtschaftslehre an der RWTH Aachen ab. Lau war zu diesem Zeitpunkt bereits seit 10 Jahren selbstständig als Berater für Netzwerktechnologien tätig. Im Jahre 1997 erfolgte die Umwandlung seiner ersten Firma lau computertechnik in die heutige synalis GmbH & Co. KG. Als Diplom-Kaufmann hat sich Lau schon immer für die Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen interessiert. Die anschließende Abbildung in einem System muss den Anforderungen des Prozesses genügen. Dafür tüftelt er mit seinen Entwicklern schon einmal an außergewöhnlichen Lösungen.

1. Herr Dr. Blum, Herr Lau, Sie sind Referenten bei der ECM World für einen Praxisvortrag über die Optimierung dokumentengestützter Geschäftsprozesse bei der DHPG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Herr Blum, welche drei Schlagworte charakterisieren die Inhalte Ihres Vortrags?

  • Die Modellierung von dokumentenzentrierten Geschäftsprozessen ermöglicht die Optimierung der Prozesse und hat einen erheblichen Mehrwert für die passgenaue Umsetzung.
  • Abbildung der Prozesse in einem ECM-System: Die im Hinblick auf Qualität und Effizienz optimierten Prozesse lassen sich in einem ECM System abbilden und darüber sogar steuern.
  • Erfüllung hoher Qualitätsstandards: Dadurch werden die hohen Qualitätsstandards unserer Branche hinsichtlich Transparenz und Dokumentation erfüllt.

2. Herr Lau, ist die Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Anstrengungen der letzten Jahre denn nicht ausgereizt? Welche Herausforderungen gibt es da noch?

In der Fertigungsindustrie sind mittlerweile sicherlich die meisten Prozesse erkannt, erfasst, analysiert und optimiert hinsichtlich dort anzutreffender Rahmenbedingungen. Ändern sich diese Rahmenbedingungen allerdings, was im Zuge der technischen Entwicklung und der Veränderungen am Markt fortschreitend passiert, dann müssen auch die Prozesse wieder angepasst werden.

In der Dienstleistungsbranche wie z.B. bei einer Beratungsgesellschaft sind die Prozesse in vielen Fällens noch nicht explizit formuliert. Und auch die Anforderungen an eine Optimierung müssen zunächst definiert werden. Wie sieht beispielsweise der Prozess der Erstellung eines Jahresabschlusses überhaupt aus und gegen welche Kriterien optimiere ich ihn? Bei diesen Fragestellungen hat uns die Methodik der Modellierung sehr unterstützt.

3. Herr Blum, was gibt es für Besonderheiten im Bereich der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften? Was ist dort anders als bei anderen Bereichen?

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erbringen durch die umfassende Beratung ihrer Kunden insbesondere in finanzwirtschaftlichen und steuerlichen Fragen qualitativ hochwertige Dienstleistungen mit großer Tragweite. Um hierbei nachhaltig eine hohe Qualität zu gewährleisten, haben sich viele Gesellschaften einem Qualitätssicherungssystem unterzogen. Das Qualitätsmanagement für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sieht unter anderem vor, dass die leistungserstellenden und dokumentenzentrierten Geschäftsprozesse genau unter die Lupe genommen werden. Das bedingt auch, dass die Dokumentation der Prozesse transparent nachvollziehbar ist. Der verantwortungsvolle Umgang mit hochsensiblen Unterlagen ist ebenso entscheidend wie das Management zeitkritischer Prozesse für die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Mandanten. All das muss bei der Prozessmodellierung und Umsetzung in einem ECM-System berücksichtigt werden.

4. Herr Lau, welche Entwicklungen sehen Sie gerade bei der dokumentengestützten Arbeit?

Geschäftsprozesse, die weniger dokumentenlastig sind oder nicht zu den leistungserstellenden Prozessen eines Unternehmens gehören, wie beispielsweise Rechnungsein- und ausgang, sind in der Regel schon gut in einem ERP- oder ECM-System abgebildet.

Anders sieht das bei komplexen Vorgängen, die einen ganzen Ordner voller Dokumente beinhalten aus. Nehmen Sie beispielsweise den Vorgang der Erstellung eines Jahresabschlusses eines Unternehmens. Zu jedem Dokument gibt es mindestens einen besonderen Arbeitsschritt und die einzelnen Arbeitsschritte sind wiederum eingebettet in einen übergreifenden Arbeitsprozess. Um diesen transparent und qualitätsgesichert abzuwickeln, bedarf es zunächst einer genauen Analyse der einzelnen Schritte und Anforderungen zu jedem Schritt.

Die Forderung vom Markt und von den Kunden wächst, dass diese Kernprozesse gerade bei beratenden Gesellschaften transparent dokumentiert werden und damit an Qualität gewinnen.

5. Herr Blum, Herr Lau, sollten ECM-Systeme inzwischen nicht die Abbildung von Geschäftsprozess-modellen beherrschen oder gibt es Punkte, wo Sie sich eine bessere Unterstützung wünschen?

Blum: Wie schon erwähnt, übernehmen ECM-Systeme im Moment schon die workflowgestützte Arbeit zur Steuerung von Prozessen in einem Unternehmen. Was allerdings bei der Abbildung von dokumentenzentrierten Geschäftsprozessen bisher gefehlt hat, sind zusätzliche arbeitserleichternde Hinweise zu den einzelnen Arbeitsschritten. Welche Besonderheiten sind z.B. bei der Bearbeitung bestimmter Dokumente zu berücksichtigen? Wie sind die gesetzlichen Vorgaben oder unternehmensintern aufgestellten Regularien? Welches Ergebnis soll am Ende des Prozesses herauskommen? Das sind Angaben, die ein ECM-System innerhalb des Prozesses liefern und somit den Mitarbeiter von organisatorischen Aufgaben befreien kann und zusätzlich lange Suchvorgänge verhindern kann. Die unterstützenden Informationen entlang des Prozesses können im ECM-System stets aktuell hinterlegt werden.

Lau: Unsere These ist, dass einzelne Arbeitsschritte in den meisten prozessunterstützenden Systemen aus dem Kontext gerissen werden. Damit verlieren die am Prozess beteiligten Mitarbeiter den Blick auf das Ganze und können häufig nicht nachvollziehen, weshalb der von ihnen durchzuführende Arbeitsschritt wichtig ist.
Wir wollen diese Lücke füllen, indem der Mitarbeiter im ECM-System erkennen kann, wo er mit seinem Arbeitsschritt im Prozess angesiedelt ist und wie er im Gesamtkontext einzuordnen ist. Wenn sein Vorgang z.B. eher am Ende eines Prozesses steht, kann er eventuell auf bereits Vorhandenes zurückgreifen. Und viele Mitarbeiter können viel besser nachvollziehen, welchen Wert ihr vielleicht kleiner Anteil im gesamten Zusammenhang hat.

6. Herr Lau, was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Ich erwarte Impulse für innovative Prozesse rund um das Thema Arbeitsorganisation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. Wir werden hoffentlich viele Möglichkeiten haben uns mit Unternehmen bezüglich ihrer Herausforderungen an ein ECM-System auszutauschen.

Vielen Dank für das Interview, Herr Lau und Herr Blum!

In der nächsten Woche findet im Congress Center Düsseldorf die ab 2014 jährlich ausgerichtete ECM World rund um den Themenkomplex Enterprise‐Content‐/Dokumenten‐Management (ECM/DMS) statt. In fünf Sälen finden parallel Referenzkunden- und Fachvorträge, Workshops sowie Roundtables statt.

Nächste Woche ist es also soweit. Keynote‐Speaker stimmen auf aktuelle Visionen und Strategien in Bezug auf betriebliches Informations‐ und Wissensmanagement ein:

  • Bernhard Zöller, Zöller & Partner GmbH
  • Guido Schmitz von Pentadoc AG
  • Rav Dhaliwal von Microsoft / Yammer
  • Dirk-Peter Kuballa vom Finanzministerium Schleswig-Holstein

Und mit Dr. Markus Merk haben wir einen Schiedsrichter, der in seinem Vortrag eindrucksvoll die Analogien zwischen Sport- und Berufswelt aufzeigt.

In fünf parallelen Themensträngen geht es um strategische Entwicklungen und Vorgehen aber auch um Praxisthemen zu Prozessen, Zusammenarbeit, technischer Umsetzung und Projektmanagement. Wir werden über ECM als ganzheitliches Konzept zum betrieblichen Management von geschäftsrelevanten Informationen und Dokumenten diskutieren. Auf der Konferenz geht es sowohl um klassische Themen wie die Optimierung der Informations- und Dokumentenprozesse oder um die Lösungen zur Archivierung gehen aber auch um Potentiale und Herausforderungen neuer Arbeitsformen und ihren Veränderungen.

Unsere fünf Themensäle:

  • Saal 1: Visionen & Strategien
  • Saal 2: ECM-Prozesse
  • Saal 7: Business Collaboration
  • Saal 3: Compliance & Standards
  • Saal 110: Projekte & Management

Weitere Informationen zum Programm gibt es in der Programmübersicht und der Agenda (als PDF zum Download).

Ich persönlich freue mich bereits auf zwei Tage intensiver Beschäftigung und Diskussionen rund um Enterprise Content Management. Ich werde nicht nur live auf Twitter, Facebook und Google+ sondern auch hier im Blog von der Veranstaltung berichten.

Wenn Sie ebenfalls persönlich die intensive Beschäftigung mit den Themen erleben wollen und aktiv an den Diskussionen teilnehmen wollen, dann sollten Sie sich noch ein Ticket für die ECM World am 3. und 4. Juni 2014 in Düsseldorf sichern. Beispielsweise das 2-Tages-Ticket für 250,42 € exkl. USt.

Tipp: Zum Reinschnuppern bieten wir ein spezielles kostenloses Ticket an, den ECM World Flash. Am 4. Juni können Sie sich damit ab 13:00 Uhr einen Eindruck verschaffen, was der Kongress und die Ausstellung an wertvollen Informationen für die eigene Arbeit zu bieten haben.

Anmeldung/Tickets zur ECM World

 

Melanie StehrIm Interview ist heute Melanie Stehr, Sales Director CeBIT. Sie ist der Ansicht, dass die Integration von ECM in die Geschäftsprozesse jetzt in den Unternehmen angekommen ist.

1. Frau Stehr, Sie verantworten bei der CeBIT den Bereich “ECM, Input-/Ouput Solutions” und sind mit ihrem Bereich Partner der ECM World. Worin begründet sich das Engagement?

Enterprise Content Management gewinnt nicht nur in der ITK-Industrie selbst, sondern auch bei den zahlreichen Anwenderbranchen immer mehr an Bedeutung. Durch Partnerschaften mit führenden Verbänden und wichtigen Veranstaltungen bleiben wir kontinuierlich im Gespräch mit der “ECM-Szene” und erfahren auch außerhalb der CeBIT-Zeit wie die Branche “tickt”. Wir intensivieren den Kontakt zu den maßgeblichen ECM-Anbietern und ihren -Abnehmern. So können wir besser und gezielter auf die Wünsche und Erwartungen unserer Kunden eingehen und unseren Bereich auf der CeBIT noch stärker an den Interessen des Marktes entlang entwickeln.

2. Enterprise Content Management ist ja kein neues Thema sondern hat schon einige Jahre “auf dem Buckel” – und dennoch ist es ein Thema, das weitere Diskussionen braucht?

Die Integration von ECM in die Geschäftsprozesse und die damit einhergehende digitale Transformation sind erst jetzt in der Breite der Unternehmen angekommen. Man kann auch sagen, dass ECM erwachsen geworden ist. Jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt, um Beispiele aus der Praxis zu analysieren und zu vergleichen sowie neue Einsatzmöglichkeiten zu diskutieren. Dabei bezieht die CeBIT auch das entsprechende Umfeld mit ein: Sie ist die einzige Veranstaltung, die Lösungen aus allen Bereichen des gesamten Arbeitsflusses von Dokumenten sowie deren systemische Vernetzung und Einbindung in andere digitale Unternehmensprozesse zeigt.

3. Was waren die großen Themen in diesem Bereich auf der CeBIT in diesem Jahr?

Neben der Integration von ECM in die Geschäftsprozesse war die Einbindung mobiler Endgeräte ein Trendthema. Hier stand natürlich auch der Sicherheitsaspekt im Fokus. Vor allem das Thema e-Signature zog zahlreiche Besucher an.

Ein Highlight war das CeBIT-ECM-Forum mit mehr als 70 Vorträgen, Diskussionsrunden und Live-Sessions. Die Themen reichten von der Verschlüsselung von E-Mails und De-Mails, dem effektiven Drucken und Versenden von Dokumenten bis zur elektronischen Signatur.

Erfreulich war auch die Präsenz führender Output-Anbieter wie Kyocera, Epson und Brother, die erstmals im Bereich Enterprise Content Management und Input/Output Solutions ausstellten.

4. Was erwarten Sie sich von der ECM WORLD?

Wir erwarten, dass die ECM-Thematik weiter intensiv diskutiert wird. Ich bin sicher, dass die CeBIT im März dazu wertvolle Impulse liefern konnte. Denn die Unterstützung und Optimierung der digitalen Geschäftsprozesse durch den Einsatz von ECM ist ein wichtiges Wettbewerbsthema, das die Wirtschaft voranbringt und auch uns am Herzen liegt.

Vielen Dank für das Interview, Frau Stehr!

Swantje SchulzeFrau Dr. Swantje Schulze begann 2002, Dokumentenmanagement-Systeme zu verkaufen. Während ihrer fünfjährigen Tätigkeit als Managerin in der IBM Software Group kamen weitere Erfahrungen im Bereich ECM hinzu. Seit 2010 verantwortet sie das ECM-Geschäft bei der Cancom GmbH, einem IT Dienstleister mit mehr als 600 Mio Euro Jahresumsatz.

1. Frau Schulze, Sie halten einen Impulsvortrag für eine Diskussion zum Thema “ECM in der Cloud” auf dem ECM World Kongress. Mit welchen drei Schlagworten können Sie Ihren Vortrag auszeichnen?

Nur drei Wörter? Hype oder Mehrwert?

2. Was sind für Sie die wesentlichen Argumente für die Cloud-Idee beim ECM-Thema?

Flexibilität und Kostenkontrolle

3. Welche Herausforderungen sehen Sie für die Umsetzung von ECM in der Cloud? Insbesondere auch vor dem Hintergrund, dass bereits ECM-Projekte in vielen Unternehmen bestehen?

Sicherheit, Anbindung an Backendsysteme und Datenmigration

4. Ist der rechtliche Rahmen des Gesetzgebers heute ausreichend für den Betrieb von ECM in der Cloud?

Davon gehe ich aus, das sollte aber in letzter Instanz ein Wirtschaftsprüfer beantworten.

5. Wie sehen Sie die Entwicklungen der ECM-Lösungsanbieter im deutschen Markt? Ist das Thema “ECM in der Cloud” Teil des Lösungsangebotes?

Es gibt Offerings, besonders im Bereich E-Mail-Archivierung. Die Kunden nehmen das aber nicht gut an.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Interessante Geschäftskontakte

Vielen Dank für das Interview, Frau Schulze!

Dietrich von SeggernDie E-Mail führt in einigen Unternehmen als Wissens- und Kommunikationsquelle noch ein Schattendasein. Dietrich von Seggern weist im Interview auf wichtige Aspekte zur Archivierung hin.

Nach einem Studium als Druckingenieur ist Dietrich von Seggern in diversen Forschungsprojekten mit der Standardisierung von Dokumentformaten und seit 1997 mit dem PDF-Format beschäftigt. Seit 2002 ist er bei callas software in leitenden Funktionen tätig. Ein Schwerpunkt ist der internationale Standard für PDF in digitalen Archiven PDF/A, an dessen Erarbeitung callas mitwirkt.

1. Herr von Seggern, Sie sind Teilnehmer bei der ECM World in einer Diskussionsrunde zum Thema “E-Mail-Archivierung”. Welche drei Schlagworte charakterisieren Ihrer Meinung zu diesem Thema?

Es tut mir leid, mit drei Schlagworten komme ich nicht weiter. Kurz gesagt gibt es relevante Anforderungen, die einerseit aus gesetzlichen Vorgaben entstehen und andererseits aus unternehmensinternen Interessen im Sinne des Erhalts des “Unternehmensgedächtnisses”. Demgegenüber steht eine IT Infrastruktur, die in den meisten Fällen zwar gut für den Versand und Empfang von E-Mails vorbereitet ist, aber nicht für deren langfristige Zurverfügungstellung unabhängig vom Arbeitsplatz.

2. Wie sieht die Praxis in Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung aus? Haben die Unternehmen die E-Mail-Archivierung im Griff?

Das Thema E-Mail-Archivierung ist nur selten umfassend gelöst. In vielen Fällen ist es einfach noch nicht adressiert. Selbst wenn das der Fall ist, wird der Frage in wieweit das System und die archivierten Dateiformate langzeittauglich sind häufig zu wenig Beachtung geschenkt. Das ist zum Beispiel im klassischen Posteingang ganz anders. Sehr häufig sind sich Unternehmen gar nicht bewusst, dass die Formatfrage auch bei E-Mails zu stellen ist, wenn man den eigenen und den gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung genügen möchte. Das müsste dann auf Migrations- und/oder Konvertierungskonzepte hinauslaufen.

3. Wo sehen Sie die größten Herausforderungen bei der E-Mail-Archivierung?

Unternehmen müssen ein schlüssiges Konzept entwickeln und dabei vor allem Klarheit darüber gewinnen, ob alle oder nur bestimmte E-Mails archiviert werden sollen oder ob beide Ansätze parallel verfolgt werden, so dass E-Mails einmal komplett und dann zusätzlich im Rahmen eines Geschäftsvorgangs archiviert werden. Dabei müssen Aspekte wie gesetzliche Anforderungen, Integration in vorhandene Dokumentenprozesse und Retrieval der E-Mails berücksichtigt werden. Da es hier ja um längere Zeiträume geht, muss die Lösung eben auch so gestaltet sein, dass sie in der schnelllebigen IT im Idealfall auch viele Jahre Bestand haben kann oder durch ergänzende Migrationskonzepte abgesichert werden. Danach muss man sich mit der häufig nicht einfachen Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur beschäftigen.

4. Welche Rolle spielen die gesetzlichen Regelungen bei der effizienten Gestaltung der E-Mail-Archivierung? Erleichtern oder behindern sie eher einen sinnvollen Umgang mit der Archivierung?

Die gesetzlichen Vorgaben stellen vernünftige Mindestanforderungen an die Dokumentenorganisation in Unternehmen, zu der auch die E-Mail-Archivierung gehört.

5. Welche Trends sehen Sie bei der E-Mail-Archivierung für die nächsten zwei bis drei Jahre?

Sicher werden die Themen Cloud und “Managed Archiving” eine wichtige Rolle spielen. Unserer Ansicht nach wird dabei auch für E-Mails das Thema PDF/A als etabliertes Langzeitformat relevant sein.

6. Was sind Ihre Erwartungen für die ECM World?

Intensiver Austausch über fachspezifische Themen.

Vielen Dank für das Interview, Herr von Seggern!